Agent administratif / Agente administrative

Le CDEF 31 est un établissement autonome de la fonction publique hospitalière, qui participe à la mission d'Aide Sociale à l'Enfance. Il a pour mission d'accueillir en urgence des enfants âgés de 0 à 18 ans confiés à l'ASE, ainsi que des femmes enceintes, majeures ou mineures, et des parents ayant au moins un enfant de moins de 3 ans. Le CDEF 31 est ouvert tous les jours de l'année et dispose d'une capacité d'accueil de 250 places et compte 450 équivalents temps plein (ETP). Son action s'organise autour de deux grandes catégories de services :
- Des dispositifs d'accueil et d'accompagnement répartis en différents pôles ;
- Des fonctions supports qui viennent étayer le fonctionnement des pôles éducatifs ;

Le CDEF31 souhaite recruter un(e) Coordinateur(trice) Administratif(ve) pour deux de ses services :
- La Pouponnière, qui accueille 36 enfants âgés de quelques jours à 3 ans, répartis sur 6 unités. L'équipe pluridisciplinaire accueille les enfants dans la bienveillance et travaille en lien avec les parents. L'accompagnement est individualisé et formalisé afin de garantir le maximum de continuité et de stabilité à l'enfant accueilli.
- Le Pôle Santé, où l'équipe soignante a pour mission l'évaluation de l'état de santé global de chaque usager, participer à son bien-être et mettre en place des actions d'éducation à la santé selon les besoins collectifs ou individuels. Dès l'accueil des usagers, un bilan infirmier puis médical est mis en place, puis un suivi selon les besoins et l'âge de l'usager est programmé.

Pôle Santé (50%) - Secrétariat et de la gestion administrative des activités :
- Assurer la prise de rendez-vous auprès des professionnels médicaux et paramédicaux du pôle ;
- Organiser et veiller à la mise à jour des agendas électroniques des professions médicales et paramédicales ;
- Assurer la réception et le suivi des comptes rendus des partenaires extérieurs ;
- Assurer la création, le suivi et l'archivage des dossiers administratifs et de santé ;
- Vérifier la conformité des documents et les transmettre aux membres de l'équipe médicale ou paramédicale ;
- Rédiger les comptes rendus de réunion et assurer la transmission et mise en forme de ces rapports à l'équipe ;
- Coordonner les tâches administratives quotidiennes ;

Pouponnière (50%) - Responsable de la coordination RH, en étroite articulation avec l'équipe de puéricultrices et d'auxiliaire de puériculture :
- Mettre à jour et faciliter quotidiennement les plannings des professionnels au regard de l'activité du service ;
- Prendre en compte les contraintes et urgences, afin d'adapter le planning selon les imprévus ;
- Assurer l'équilibre entre les besoins d'accompagnement des enfants et la disponibilité des professionnels ;
- Aider à la gestion administrative ;

Les compétences professionnelles et personnelles requises pour ce poste sont :
Savoirs :
- Connaissance des outils bureautiques ;
- Connaissance des réglementations en droit du travail ;
- Connaissance des procédures administratives et gestion des dossiers ;
- Connaissance du secteur de la petite enfance et de la protection de l'enfance ;

Savoir-faire :
- Maîtrise de la gestion des plannings ;
- Compétences communicationnelles et interpersonnelles ;
- Compétences rédactionnelles ;
- Maîtrise des règles de confidentialité ;

Savoir-être :
- Rigueur ;
- Organisation, priorisation ;
- Capacité à s'adapter aux changements ;
- Travail en équipe et autonomie ;
- Empathie et compréhension des besoins des enfants et professionnels ;

Formation :
- Bac +2 en Gestion Administrative et/ou Secrétariat Médical ;
- Expérience significative dans un poste administratif, de coordination ;
- Une expérience dans le domaine médical, paramédical et de la protection de l'enfance est un atout ;

Modalités de travail :
- Grade Administratif
- Temps plein (35h, de 08h à 15h ou de 09h à 16h)
- 50% Pôle Santé, 50% Pouponnière