informations générales
Valence
Description de l'entreprise
LA VILLE DE VALENCE (DRÔME) se situe au centre d'une agglomération de 227 000 habitants.
Participer au développement de la Ville de valence vous motive ? Faites partie des 1000 agents de la Collectivité qui mettent leurs compétences au service de la Ville.
Poste
Sous la direction du chef de service, le gestionnaire administratif a pour rôle de mettre en place les procédures administratives et de veiller à leurs respects. Il forme et accompagne les opérationnels dans leurs démarches administratives et RH, apporte les corrections nécessaires pour leurs validations tout en respectant les délais demandés.
Activités Principales :
Administratives :
- Accueil téléphonique : Renseigne et oriente les interlocuteurs, analyse la demande, apporte des réponses adaptées ou assure le relai auprès des différents membres du service.
- Rédige les courriers et réponses aux demandes du cabinet du Maire (« numéros verts », CR) à partir des éléments fournis par les opérationnels, s'assure du respect des délais, de leurs diffusions, du classement et de l'archivage.
- Rédige les notes, procédures et documents divers,
- Rédaction des actes administratifs liés à l'activité du service (projets de délibérations, des décisions du Maire, arrêtés.)
- Elabore les tableaux de bord de suivi d'activité et les actualise, met en place les indicateurs nécessaires à la bonne gestion et à la prise de décision,
- Rédige les pièces de marchés publics en collaboration avec le Chef de Service (Soumis au RAF), et assure le suivi de l'exécution.
- Passation des marchés sans publicité ni mise en concurrence, consultation AWS.
Gestion RH :
- En tant que référent pour le logiciel de gestion du temps de travail (Chronotime), assure le suivi des congés et des absences, en lien avec les opérationnels (chef d'exploitation et chefs d'équipe) : congés annuels, RTT, congés soumis à justificatifs, calculer les droits spécifiques à congés (départs, stagiaires.),
- Réalise les demandes administratives des demandes de remplacements, en lien avec la DCRH
- Sous la responsabilité du REX, contrôle et gère la planification du temps de travail
- S'assure du bon respect des règles RH
- Contrôle et saisie des éléments variables de paie
Information / communication :
- Réalise régulièrement et par écrit les reporting d'activité
- Organise et participe aux réunions direction de la PU
Profil
Conditions générales d'exercice :
- Contact avec les agents opérationnels de la PU
- Contact téléphonique
- En lien direct avec le SAF du Département et le RAF de la DDP
- Contact avec les services de la Ville et de l'Agglo, entreprises et organismes extérieurs
- Travail sur écran
- Confidentialité
Techniques liées à l'accueil téléphonique
- Techniques informatiques, bureautiques et logiciels spécifiques :
- Maîtrise + de Excel,
- Maitrise des logiciels de bureautique
- Maîtrise des logiciels métiers
- Techniques et capacités rédactionnelles
- Connaissance du cadre réglementaire dans son domaine d'intervention
Autres informations
Conditions de recrutement :
CDD de 12 mois - Cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux (catégorie B)
Poste à temps complet
Rémunération à négocier suivant expérience
Participation de la collectivité aux frais de transports et de restauration
Participation possible de la collectivité à la couverture mutuelle et prévoyance
Poste de travail : Valence
Merci d'envoyer votre candidature (CV + lettre) avant le 29 septembre 2024
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Participer au développement de la Ville de valence vous motive ? Faites partie des 1000 agents de la Collectivité qui mettent leurs compétences au service de la Ville.
Poste
Sous la direction du chef de service, le gestionnaire administratif a pour rôle de mettre en place les procédures administratives et de veiller à leurs respects. Il forme et accompagne les opérationnels dans leurs démarches administratives et RH, apporte les corrections nécessaires pour leurs validations tout en respectant les délais demandés.
Activités Principales :
Administratives :
- Accueil téléphonique : Renseigne et oriente les interlocuteurs, analyse la demande, apporte des réponses adaptées ou assure le relai auprès des différents membres du service.
- Rédige les courriers et réponses aux demandes du cabinet du Maire (« numéros verts », CR) à partir des éléments fournis par les opérationnels, s'assure du respect des délais, de leurs diffusions, du classement et de l'archivage.
- Rédige les notes, procédures et documents divers,
- Rédaction des actes administratifs liés à l'activité du service (projets de délibérations, des décisions du Maire, arrêtés.)
- Elabore les tableaux de bord de suivi d'activité et les actualise, met en place les indicateurs nécessaires à la bonne gestion et à la prise de décision,
- Rédige les pièces de marchés publics en collaboration avec le Chef de Service (Soumis au RAF), et assure le suivi de l'exécution.
- Passation des marchés sans publicité ni mise en concurrence, consultation AWS.
Gestion RH :
- En tant que référent pour le logiciel de gestion du temps de travail (Chronotime), assure le suivi des congés et des absences, en lien avec les opérationnels (chef d'exploitation et chefs d'équipe) : congés annuels, RTT, congés soumis à justificatifs, calculer les droits spécifiques à congés (départs, stagiaires.),
- Réalise les demandes administratives des demandes de remplacements, en lien avec la DCRH
- Sous la responsabilité du REX, contrôle et gère la planification du temps de travail
- S'assure du bon respect des règles RH
- Contrôle et saisie des éléments variables de paie
Information / communication :
- Réalise régulièrement et par écrit les reporting d'activité
- Organise et participe aux réunions direction de la PU
Profil
Conditions générales d'exercice :
- Contact avec les agents opérationnels de la PU
- Contact téléphonique
- En lien direct avec le SAF du Département et le RAF de la DDP
- Contact avec les services de la Ville et de l'Agglo, entreprises et organismes extérieurs
- Travail sur écran
- Confidentialité
Techniques liées à l'accueil téléphonique
- Techniques informatiques, bureautiques et logiciels spécifiques :
- Maîtrise + de Excel,
- Maitrise des logiciels de bureautique
- Maîtrise des logiciels métiers
- Techniques et capacités rédactionnelles
- Connaissance du cadre réglementaire dans son domaine d'intervention
Autres informations
Conditions de recrutement :
CDD de 12 mois - Cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux (catégorie B)
Poste à temps complet
Rémunération à négocier suivant expérience
Participation de la collectivité aux frais de transports et de restauration
Participation possible de la collectivité à la couverture mutuelle et prévoyance
Poste de travail : Valence
Merci d'envoyer votre candidature (CV + lettre) avant le 29 septembre 2024
