Agent administratif / Agente administrative

Le Collège Doctoral de Sorbonne Université, met en œuvre la politique doctorale de l'université, par la coordination et la mutualisation des actions des écoles doctorales de SU, le suivi d'indicateurs concernant les doctorants et les carrières des docteurs, l'ouverture sur l'environnement socio-économique et la promotion de la plus-value du doctorat, le développement de la coopération régionale, européenne et internationale.

Localisation du poste : Campus Pierre et Marie Curie - 4, place Jussieu, 75005 Paris
Fonctions : Gestionnaire d'école doctorale
Emploi-type : J4C42 technicien en gestion administrative
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans)


Mission : Sous l'autorité de la directrice ou du directeur de l'école doctorale, le/la gestionnaire d'école doctorale assiste la direction de l'école doctorale. Il/elle contribue à la réalisation des missions de l'école doctorale : recruter, accueillir, former et suivre les jeunes chercheurs qui préparent un doctorat et veiller au respect des règles et procédures définies au sein du Collège doctoral.


Activités principales :
- Accueillir, informer et orienter les usagers de l'école doctorale : candidats, doctorants-tes, directeurs-trices de thèse ou de laboratoires de recherche, les docteur-es, autres services de l'université et partenaires extérieurs
- Gérer, vérifier, instruire et suivre les dossiers liés aux doctorantes et doctorants de leur candidature à leur soutenance de thèse (inscriptions, ré-inscriptions, financements, comités de suivi de thèse, plan individuel de formation, port-folio, césure, co-directions ou co-tutelles, mobilité, ordre de missions et/ou conventions pédagogiques etc.)
- Collecter et instruire les dossiers de candidatures à divers bourses et prix (Chancellerie des universités, LERU, Handicap.), les soumettre à la direction de l'ED pour validation, puis les transmettre au Collège Doctoral
- Instruire la recevabilité des dossiers déposés notamment dans le cadre d'appels à projets comme les programmes doctoraux de Sorbonne Université
- Assurer l'organisation du concours d'attribution des contrats doctoraux de l'ED
- Contribuer à la saisie des informations nécessaires à l'établissement du contrat doctoral des doctorantes et doctorants de l'ED dans l'application dédiée
- Alimenter, vérifier, stabiliser/ fiabiliser des bases de données et tableaux de bord relevant de son ED
- Répondre aux différentes enquêtes internes ou externes (Siredo.) et contribuer à la constitution des dossiers d'évaluation (HCERES.) par la collecte de données et l'établissement des documents
- Contribuer à l'élaboration de l'information, la diffuser ou la relayer (mise à jour du site internet de l'école doctorale, publipostages, etc.)
- Assurer l'organisation des événements de l'école doctorale (journées d'accueil de l'ED, journées scientifiques, réunions du conseil de l'école doctorale, etc.) et leur logistique (réservation de salle, devis traiteurs, réservations hôtels et billets via la plateforme EYOMA, etc.)
- Participer à la préparation du budget de l'école doctorale et suivre l'exécution des dépenses de l'ED en relation avec le bureau de gestion financière du Collège doctoral
- Contribuer à l'organisation de formations spécifiques à l'école doctorale et relayer au DFC les besoins de formation
- Collaborer avec les différents services du Collège doctoral (Affaires générales, DIADM, DFC) et participer aux réunions d'informations collectives

Conditions particulières d'exercice :
- 55 jours de congés (RTT incluses) pour une année complète à temps plein (38h hebdomadaires)
- Frais de transports en commun pris en charge à hauteur de 75%
- Complémentaire santé prise en charge mensuelle à hauteur de 15€
- Subvention restauration collective