informations générales
Hérault
Le service de l'Apprentissage et de la Formation Continue compte 25 personnels, environ 1200 étudiants en alternance et stagiaires (salariés, demandeurs d'emploi, adultes en reprise d'études.) et un large panel d'actions de formation en présentiel ou à distance, en alternance, multi-sites : DAEU, BUT, licences, licences professionnelles, masters, diplômes d'université, modules et doctorats.
Au sein du Pôle Pilotage et Finances du SAFCO, en liaison étroite avec la responsable de la cellule budgétaire, l'équipe administrative et pédagogique, la direction et les autres services de l'Université (Direction Financière, Agence Comptable, Direction des Moyens Généraux.), le.a Gestionnaire Administratif.ve et Financier.ère :
Mission de gestion financière
- Demande les devis dans le respect de la réglementation des marchés
- Saisit les bons de commande, les services faits sur le Système d'Information Financier
- Contrôle la conformité des factures, des conventions et contrats de formation continue
- Scan et insertions des documents dans le logiciel de gestion spécifique FC
- Effectue les demandes de création des clients et saisit dans le logiciel spécifique FC
- Saisit les ordres de mission et les états de frais dans l'outil dédié
- Procède aux réservations (hébergement et transports) sur les portails des titulaires des marchés
- Collecte les pièces justificatives de la mission
Mission de gestion du planning
- Collecte les emplois du temps des formations auprès des gestionnaires de formation et des équipes pédagogiques
- Assure la réservation des locaux sur la plateforme dédiée au planning
Participation à l'organisation d'événements
- En amont de l'événement : contribution à la préparation du rétroplanning, demandes des devis, réservation des lieux et du matériel
- Pendant l'événement : contribution au bon déroulement logistique, accueil des prestataires
- Après l'événement : contribution à la remise en état des lieux, organisation du retour du matériel prêté, facturation
Contribution à la gestion quotidienne du SAFCO (mobiliser les services compétents pour la résolution des pannes et dysfonctionnements)
Compétences
CONNAISSANCES ET SAVOIRS
- Connaissance du fonctionnement d'un organisme de formation ou d'un service public
- Connaissance de la gestion financière
SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS
- Mise en œuvre de procédures de gestion,
- Planification des activités en tenant compte des priorités et des échéances, régulation des dysfonctionnements,
- Maîtrise des techniques de communication écrite et orale
- Excellente maîtrise de plusieurs outils numériques et logiciels courants
SAVOIRS ÊTRE
- Etre autonome, méthodique, organisé.e et rigoureux.se,
- Réactivité et disponibilité,
- Avoir le sens du service public,
- Capacité à rendre compte, à travailler en équipe et en réseau,
- Être force de proposition
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireAu sein du Pôle Pilotage et Finances du SAFCO, en liaison étroite avec la responsable de la cellule budgétaire, l'équipe administrative et pédagogique, la direction et les autres services de l'Université (Direction Financière, Agence Comptable, Direction des Moyens Généraux.), le.a Gestionnaire Administratif.ve et Financier.ère :
Mission de gestion financière
- Demande les devis dans le respect de la réglementation des marchés
- Saisit les bons de commande, les services faits sur le Système d'Information Financier
- Contrôle la conformité des factures, des conventions et contrats de formation continue
- Scan et insertions des documents dans le logiciel de gestion spécifique FC
- Effectue les demandes de création des clients et saisit dans le logiciel spécifique FC
- Saisit les ordres de mission et les états de frais dans l'outil dédié
- Procède aux réservations (hébergement et transports) sur les portails des titulaires des marchés
- Collecte les pièces justificatives de la mission
Mission de gestion du planning
- Collecte les emplois du temps des formations auprès des gestionnaires de formation et des équipes pédagogiques
- Assure la réservation des locaux sur la plateforme dédiée au planning
Participation à l'organisation d'événements
- En amont de l'événement : contribution à la préparation du rétroplanning, demandes des devis, réservation des lieux et du matériel
- Pendant l'événement : contribution au bon déroulement logistique, accueil des prestataires
- Après l'événement : contribution à la remise en état des lieux, organisation du retour du matériel prêté, facturation
Contribution à la gestion quotidienne du SAFCO (mobiliser les services compétents pour la résolution des pannes et dysfonctionnements)
Compétences
CONNAISSANCES ET SAVOIRS
- Connaissance du fonctionnement d'un organisme de formation ou d'un service public
- Connaissance de la gestion financière
SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS
- Mise en œuvre de procédures de gestion,
- Planification des activités en tenant compte des priorités et des échéances, régulation des dysfonctionnements,
- Maîtrise des techniques de communication écrite et orale
- Excellente maîtrise de plusieurs outils numériques et logiciels courants
SAVOIRS ÊTRE
- Etre autonome, méthodique, organisé.e et rigoureux.se,
- Réactivité et disponibilité,
- Avoir le sens du service public,
- Capacité à rendre compte, à travailler en équipe et en réseau,
- Être force de proposition
