informations générales
Grenoble
Missions :
Assurer le secrétariat des Vice-Président(e)s et les assister sur tous les dossiers relevant de leurs délégations et sur l'ensemble du périmètre relatif à l'exercice de leur mandat. - Assurer l'accueil physique, téléphonique, courriers et mails. - Gérer l'agenda. - Assurer l'intendance. - Suivre les dossiers.
Activités :
- Assister l'élu dans la mise en œuvre organisationnelle de ses délégations (fonctionnement matériel, chauffeurs, repas, fournitures, billets de train...). - Assurer le suivi des dossiers relevant de ses délégations sur le périmètre de l'exercice de leur mandat considéré dans sa globalité, recueillir et traiter les informations nécessaires permettant l'aide à la décision (en lien avec les attachés de groupe, le cas échéant). - Gérer des agendas et organiser des réunions - Gérer des données plus précisément, gérer les visas dans Kdelib. - Traiter le courrier (papier, électronique) des différentes boites de vice-présidents. - Accueillir, renseigner et/ou orienter les usagers
Compétences requises :
- Connaissance des acteurs, des partenaires et de leurs missions - Connaissance des procédures internes - Qualité rédactionnelle - Qualité relationnelle - Autonomie - Capacité à travailler dans l'urgence - Capacité d'adaptation - Esprit d'initiative - Réactivité - Rigueur - Connaissance et pratique des logiciels bureautiques - Capacité à établir des priorités - Connaissance de l'environnement institutionnel - Sens de l'organisation
Expériences :
1ère expérience souhaitée dans un domaine administratif
Spécificités du poste :
- Contacts fréquents avec les élus et leurs assistants
- Contraintes horaires
- Grande disponibilité requise
- Assurer la continuité de service
- Ponctualité
- Réserve et discrétion
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Activités :
- Assister l'élu dans la mise en œuvre organisationnelle de ses délégations (fonctionnement matériel, chauffeurs, repas, fournitures, billets de train...). - Assurer le suivi des dossiers relevant de ses délégations sur le périmètre de l'exercice de leur mandat considéré dans sa globalité, recueillir et traiter les informations nécessaires permettant l'aide à la décision (en lien avec les attachés de groupe, le cas échéant). - Gérer des agendas et organiser des réunions - Gérer des données plus précisément, gérer les visas dans Kdelib. - Traiter le courrier (papier, électronique) des différentes boites de vice-présidents. - Accueillir, renseigner et/ou orienter les usagers
Compétences requises :
- Connaissance des acteurs, des partenaires et de leurs missions - Connaissance des procédures internes - Qualité rédactionnelle - Qualité relationnelle - Autonomie - Capacité à travailler dans l'urgence - Capacité d'adaptation - Esprit d'initiative - Réactivité - Rigueur - Connaissance et pratique des logiciels bureautiques - Capacité à établir des priorités - Connaissance de l'environnement institutionnel - Sens de l'organisation
Expériences :
1ère expérience souhaitée dans un domaine administratif
Spécificités du poste :
- Contacts fréquents avec les élus et leurs assistants
- Contraintes horaires
- Grande disponibilité requise
- Assurer la continuité de service
- Ponctualité
- Réserve et discrétion
