Agent administratif / Agente administrative

Votre rôle :
Assurer l'accueil du point Justice, faire le lien avec les intervenants du Point Justice, suivre le budget.


Missions :
Accueil / information / orientation : - Assure l'accueil téléphonique et physique du Point Justice - Evalue les demandes. Oriente vers les interlocuteurs compétents et propose des rendez-vous. - Donne des informations générales sur le fonctionnement du Point Justice - Effectue des recherches permettant de répondre efficacement au public et de réorienter vers d'autres services publics si nécessaire.

Gestion des permanences du Point Justice : Est l'interlocuteur privilégié des 17 intervenants du Point Justice - Gère les rendez-vous pour chaque permanence, informe l'intervenant - Relance les usagers avant chaque rendez-vous- Assure la préparation des pochettes pour les intervenants - Réceptionne et assure la transmission des fiches de liaison entre les intervenants ou vers d'autres services municipaux, en lien avec le chef de service - Assure le suivi des situations « complexes » de certains usagers, en lien avec le chef de service.

Suivi statistique : Assure le suivi quotidien des statistiques du Point Justice en remplissant le tableau des indicateurs et les statistiques de fréquentation. - Assure la diffusion, le suivi et l'analyse des enquêtes de satisfaction. - Participe à l'élaboration des bilans semestriels d'activité.

Suivi comptable : Aide à la préparation budgétaire. Engage les dépenses sur le logiciel Coriolis .Contrôle les factures, visas et liquidations.

Gestion de la documentation / communication : Assure le recueil, le catalogage, la tenue à jour et la gestion de la documentation à destination des usagers et des partenaires du Point Justice. - Assure l'installation et le renouvellement d'un fonds documentaire pour le public (sur le bénévolat, l'accès au Droit.) - Diffuse au public les informations relatives aux activités et aux événements organisés par le service. - Participe à la communication interne et externe du service.

Participation aux projets du service : - Participe au secrétariat du service (saisie des tableaux de permanences, rédaction des fiches des intervenants, rédaction de CR de réunions)


Profil
Théoriques : Notions sur l'organisation du système judiciaire - Bonne connaissance des services publics locaux et des partenaires associatifs ou institutionnels ; Intérêt pour les domaines du Droit et de la Citoyenneté.

Techniques / Pratiques : Utilisation de la bureautique (Word, Excel). Elaboration et suivi de tableaux de bords et d'indicateurs. Sens de l'organisation. Connaissances de base en comptabilité

Aptitudes / Qualités : Très bon relationnel ; Qualité d'écoute ; sens de l'accueil, diplomatie. - Esprit d'équipe.