Agent administratif / Agente administrative

Mission du Service :

Au sein du Service des Études et de la Formation (SEF), l'agent-e assure le suivi pédagogique et administratif de 600 étudiants-es inscrits-es en Enseignement à Distance (EAD) (11 parcours de formation), depuis l'inscription pédagogique jusqu'à la délivrance du diplôme.

L'agent-e travaille en collaboration avec la Direction de l'UFR et du SEF, les différentes sections du SEF, les services de l'UFR Droit - Economie - Management (Faculté Jean Monnet) : le service des relations avec les équipes pédagogiques (SREP), le département des langues, le service des relations internationales, ainsi que le corps enseignant et le service technique.

Activités principales de l'agent-e :

L'agent-e est chargé-e du suivi des étudiants-es inscrits-es en Enseignement A Distance (EAD), pour toutes les formations (Licence Droit, Licence Economie et Gestion, Masters 1 et Master 2). Il est en charge de tous les actes courants de gestion pédagogique et administrative :

Accueil et suivi des étudiants-es en présence et à distance ;
Inscription pédagogique des étudiants-es de Licences et Masters dans l'outil de gestion « Apogée » ;
Ouverture des espaces dans ecampus pour les enseignants-es de l'EAD ;
Réalisation des listes d'émargements pour les examens de l'EAD ;
Saisie des notes dans Apogée ;
Préparation des relevés de notes et des procès-verbaux de délibération dans Apogée ;
Organisation des délibérations avec les responsables de formations ;
Distribution des relevés de notes, attestations de réussite et diplômes ;
Coordination et liaison avec les enseignants-es ;
Veille de l'inscription des étudiants-es de Licences et Masters - EAD - sur la plateforme « e-campus » ;
Veille de l'inscription des enseignants-es responsables de cours de Licences et Masters, sur la plateforme « ecampus » ;
Participation au suivi des dossiers des boursiers, en coordination avec le service administratif (SAVE) ;
Travail avec le service de la formation continue et de l'apprentissage pour le suivi des étudiants-es EAD inscrits-es en formation continue ;
Gestion des contentieux.

L'agent-e a également en charge des missions en lien avec les examens :

Mise en place du calendrier des examens du premier et du second semestre, ainsi que de la session de rattrapage en coordination avec les enseignants-es de l'EAD ;
Participation au lancement et à la surveillance des épreuves d'examens (si nécessaire) ;
Aide au suivi des candidats-es en situation de handicap avec le SREP et la responsable « mission handicap ».

Profil

Connaissance, savoir :

Connaissance générale de l'enseignement supérieur et de la structuration universitaire ;
Connaissance générale de l'offre de formation LMD ;
Utilisation des logiciels de bureautique (Word, Excel, Messagerie électronique...) ;
Connaissances des systèmes d'information de gestion des étudiants (Apogée ; Pstage ; e-campus)

Savoir-faire :

Savoir accueillir, informer et orienter les usagers-ères et les personnels-les de la structure ;
Savoir restituer et transmettre l'information ;
Trier, hiérarchiser et classer ;
Travailler en équipe ;
Gérer la confidentialité ;
Partager l'information ;
Appliquer et faire appliquer la réglementation.

Savoir-être :

Être autonome ;
Être disponible, dynamique et à l'écoute des interlocuteurs-rices ;
Être réactif-ve ;
Savoir s'adapter au changement et à l'évolution des fonctions.