informations générales
Vaulx-en-Velin
Missions du poste
1Suivi de la gestion administrative et budgétaire de l'Atelier Léonard de Vinci et du réseau de la lecture publique
-Gestion budgétaire
Suit la bonne exécution du budget du service.
Effectue les engagements et bons de commande, et fait le suivi des factures avec les prestataires et le service financier. Certifie les factures à payer sur logiciel comptable.
-Gestion administrative
Assure l'engagement, le suivi budgétaire et le suivi des commandes de fournitures de bureau, fournitures pour équipements, les dépenses de la maintenance et de prestation de service.
Rédige les certificats administratifs pour les dépenses d'investissement et de réception.
Réalise les déclarations auprès des organismes de droits d'auteurs pour les bibliothèques (Sofia).
-Gestion du courrier
Assure le transfert du courrier externe et des parapheurs internes (réception et envoi) entre l'hôtel de ville et l'Atelier et les bibliothèques, leur enregistrement, diffusion et suivi.
Assure le transfert de documents auprès des autres services.
-Classement et archivage
Assure le classement et archivage des dossiers et documents (RH, finances et marchés publics) du service.
-Assistance de la direction pour l'organisation de la vie du service
Participe à la préparation d'événements et de réunions du service (réservations de salles et matériels).
Réalise et met en forme des travaux bureautiques.
Traite des dossiers.
Assure le suivi des fiches de congés, chèques déjeuners, demandes de formation et ordres de missions des agents. Procède à l'inscription des agents aux formations organisées par le CNFPT en ligne.
Organise des déplacements pour des intervenants invités (auteurs, etc.).
-Suivi du Conseil d'Exploitation
Rédige, envoie, et suit les invitations.
Organise matériellement le conseil : disposition de la salle, met à disposition les documents, organise la réception
Rédige le relevé de décisions
-Gestion des réservations de salles de l'Atelier Léonard de Vinci
Gère le planning d'occupation des salles de l'Atelier Léonard de Vinci.
Gère les demandes d'occupation de salle.
Représente le service aux réunions d'occupation du domaine public
-Interface gestion technique du bâtiment (Atelier Léonard de Vinci)
Fait les demandes de travaux via le logiciel e-atal et assure leur suivi.
Fait le lien auprès des services techniques de la ville et des prestataires.
Programme les badges d'accès de l'Atelier Léonard de Vinci (SALTO)
2Régisseur principal de l'Atelier Léonard de Vinci et des bibliothèques
-Effectue des opérations d'encaissement de recette
-Verse et justifie les sommes encaissées auprès du comptable public
-Assure la tenue comptable de la régie de recettes et des documents réglementaires nécessaires au suivi de la régie
Horaires de travail
Temps de travail annualisé sur la base de 1607 heures
Travail du lundi au vendredi
Compétences requises :
- Compétences techniques
Maîtrise des outils bureautiques (pack office) et d'internet
Utilisation de logiciels : Astre, e-atal, i-parapheur, administration SALTO
Publipostage avec base de données
Rédaction de documents administratifs
Maitrise du fonctionnement des institutions publiques et de l'environnement territorial et notamment des structures de gestion
-Capacités relationnelles
Disposer d'un sens de l'accueil
Sens de l'organisation, rigueur, respect des consignes
Polyvalence, autonomie
Aptitude à organiser, hiérarchiser et programmer ses tâches avec efficacité
Aptitude à anticiper dans la gestion des emplois du temps et des procédures
Qualités relationnelles (avec les usagers et avec l'équipe), aptitude à l'écoute et au dialogue
-Conditions et contraintes d'exercices
Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
Sens du service public
Gestion simultanée de plusieurs tâches
Travail sur écran
Situations de contact avec le public
Travail en soirée
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaire1Suivi de la gestion administrative et budgétaire de l'Atelier Léonard de Vinci et du réseau de la lecture publique
-Gestion budgétaire
Suit la bonne exécution du budget du service.
Effectue les engagements et bons de commande, et fait le suivi des factures avec les prestataires et le service financier. Certifie les factures à payer sur logiciel comptable.
-Gestion administrative
Assure l'engagement, le suivi budgétaire et le suivi des commandes de fournitures de bureau, fournitures pour équipements, les dépenses de la maintenance et de prestation de service.
Rédige les certificats administratifs pour les dépenses d'investissement et de réception.
Réalise les déclarations auprès des organismes de droits d'auteurs pour les bibliothèques (Sofia).
-Gestion du courrier
Assure le transfert du courrier externe et des parapheurs internes (réception et envoi) entre l'hôtel de ville et l'Atelier et les bibliothèques, leur enregistrement, diffusion et suivi.
Assure le transfert de documents auprès des autres services.
-Classement et archivage
Assure le classement et archivage des dossiers et documents (RH, finances et marchés publics) du service.
-Assistance de la direction pour l'organisation de la vie du service
Participe à la préparation d'événements et de réunions du service (réservations de salles et matériels).
Réalise et met en forme des travaux bureautiques.
Traite des dossiers.
Assure le suivi des fiches de congés, chèques déjeuners, demandes de formation et ordres de missions des agents. Procède à l'inscription des agents aux formations organisées par le CNFPT en ligne.
Organise des déplacements pour des intervenants invités (auteurs, etc.).
-Suivi du Conseil d'Exploitation
Rédige, envoie, et suit les invitations.
Organise matériellement le conseil : disposition de la salle, met à disposition les documents, organise la réception
Rédige le relevé de décisions
-Gestion des réservations de salles de l'Atelier Léonard de Vinci
Gère le planning d'occupation des salles de l'Atelier Léonard de Vinci.
Gère les demandes d'occupation de salle.
Représente le service aux réunions d'occupation du domaine public
-Interface gestion technique du bâtiment (Atelier Léonard de Vinci)
Fait les demandes de travaux via le logiciel e-atal et assure leur suivi.
Fait le lien auprès des services techniques de la ville et des prestataires.
Programme les badges d'accès de l'Atelier Léonard de Vinci (SALTO)
2Régisseur principal de l'Atelier Léonard de Vinci et des bibliothèques
-Effectue des opérations d'encaissement de recette
-Verse et justifie les sommes encaissées auprès du comptable public
-Assure la tenue comptable de la régie de recettes et des documents réglementaires nécessaires au suivi de la régie
Horaires de travail
Temps de travail annualisé sur la base de 1607 heures
Travail du lundi au vendredi
Compétences requises :
- Compétences techniques
Maîtrise des outils bureautiques (pack office) et d'internet
Utilisation de logiciels : Astre, e-atal, i-parapheur, administration SALTO
Publipostage avec base de données
Rédaction de documents administratifs
Maitrise du fonctionnement des institutions publiques et de l'environnement territorial et notamment des structures de gestion
-Capacités relationnelles
Disposer d'un sens de l'accueil
Sens de l'organisation, rigueur, respect des consignes
Polyvalence, autonomie
Aptitude à organiser, hiérarchiser et programmer ses tâches avec efficacité
Aptitude à anticiper dans la gestion des emplois du temps et des procédures
Qualités relationnelles (avec les usagers et avec l'équipe), aptitude à l'écoute et au dialogue
-Conditions et contraintes d'exercices
Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
Sens du service public
Gestion simultanée de plusieurs tâches
Travail sur écran
Situations de contact avec le public
Travail en soirée
