informations générales
Chassiers
Nous recherchons pour la Maison d'accueil spécialisée "La Lande", à Chassiers, établissement de l'Association Béthanie, un-e Agent administratif / accueil.
Sous l'autorité hiérarchique de la directrice de l'établissement, l'agent administratif assure le secrétariat, le suivi administratif et l'archivage des dossiers. Il/elle veille à la circulation de l'information, a la charge d'activités d'accueil ainsi que des tâches administratives d'appui.
Par ailleurs, il/elle assure le traitement des appels téléphoniques, la réception et l'expédition du courrier. Il/elle est responsable de la fiabilité de son travail, et contribue à l'image de marque de l'Association en interne comme à l'externe.
ACTIVITES PRINCIPALES :
Activités Accueil/Standard
- Accueil et orientation des familles et des entreprises
- Réception de livraisons si économat fermé ou en extérieur
- Gestion importante des appels téléphoniques internes (IME/MAS/SIEGE) et externes (prestataires ; familles IME; siège)
- Relevé des communications journalières (tableau journalier récapitulatif)
- Relevé du courrier reçu, affranchissement des courriers (envoi des convocations CHSCT, CVS.),
- Mise sous enveloppe bulletins de paies et dispatching dans les bannettes ; envois pour les CDD
- Gestion de clefs selon les demandes (internes ou externes)
Activités administratives
- Réception des contrats et enregistrements sur PC
- Appel ou mail sur les unités pour la signature des contrats des CDD à l'accueil
- Réservation maison des familles avec la réception des chèques
- Enregistrement des chèques (forfait journalier, argent de poche.)
- Gestion planning des salles
- Réservation repas formations sur ADOXIA
- Entrées et sorties du stock papeterie de l'Accueil
- Contrôle les livraisons à l'Accueil et infirmerie et les valide puis remet le BL à l'économat
- Convocation des visites médicales du personnel de la MAS LL à l'APIAR Joyeuse/Aubenas (visites d'embauche/reprises) via la secrétaire RH
- Rédaction des PV CVS ; lettres diverses sous autorité de la Directrice
- Diffusion et envoi aux familles (convocations CVS ; élections ..)
- Classement et archivage des dossiers RH en collaboration avec la secrétaire RH
- Distribution des ordres d'achat via le comptable
CONDITIONS PARTICULIERES D'EXERCICE :
Présence sur le site de Chassiers :
Lundi 9h-12h et 13h-17H
Mardi et Mercredi 9H-13h
Jeudi et Vendredi 9h-12h et 13h-17h
Diplôme en lien avec le poste : Titulaire du diplôme Bac pro accueil - relation clients et usagers (ARCU) ou Bac pro services en accueil assistance conseil
CDI à temps partiels (0.80 ETP)
Poste à pourvoir à compter du 21 Octobre 2024
Rémunération selon la convention collective du 15 Mars 1966 + reprise possible de l'ancienneté
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireSous l'autorité hiérarchique de la directrice de l'établissement, l'agent administratif assure le secrétariat, le suivi administratif et l'archivage des dossiers. Il/elle veille à la circulation de l'information, a la charge d'activités d'accueil ainsi que des tâches administratives d'appui.
Par ailleurs, il/elle assure le traitement des appels téléphoniques, la réception et l'expédition du courrier. Il/elle est responsable de la fiabilité de son travail, et contribue à l'image de marque de l'Association en interne comme à l'externe.
ACTIVITES PRINCIPALES :
Activités Accueil/Standard
- Accueil et orientation des familles et des entreprises
- Réception de livraisons si économat fermé ou en extérieur
- Gestion importante des appels téléphoniques internes (IME/MAS/SIEGE) et externes (prestataires ; familles IME; siège)
- Relevé des communications journalières (tableau journalier récapitulatif)
- Relevé du courrier reçu, affranchissement des courriers (envoi des convocations CHSCT, CVS.),
- Mise sous enveloppe bulletins de paies et dispatching dans les bannettes ; envois pour les CDD
- Gestion de clefs selon les demandes (internes ou externes)
Activités administratives
- Réception des contrats et enregistrements sur PC
- Appel ou mail sur les unités pour la signature des contrats des CDD à l'accueil
- Réservation maison des familles avec la réception des chèques
- Enregistrement des chèques (forfait journalier, argent de poche.)
- Gestion planning des salles
- Réservation repas formations sur ADOXIA
- Entrées et sorties du stock papeterie de l'Accueil
- Contrôle les livraisons à l'Accueil et infirmerie et les valide puis remet le BL à l'économat
- Convocation des visites médicales du personnel de la MAS LL à l'APIAR Joyeuse/Aubenas (visites d'embauche/reprises) via la secrétaire RH
- Rédaction des PV CVS ; lettres diverses sous autorité de la Directrice
- Diffusion et envoi aux familles (convocations CVS ; élections ..)
- Classement et archivage des dossiers RH en collaboration avec la secrétaire RH
- Distribution des ordres d'achat via le comptable
CONDITIONS PARTICULIERES D'EXERCICE :
Présence sur le site de Chassiers :
Lundi 9h-12h et 13h-17H
Mardi et Mercredi 9H-13h
Jeudi et Vendredi 9h-12h et 13h-17h
Diplôme en lien avec le poste : Titulaire du diplôme Bac pro accueil - relation clients et usagers (ARCU) ou Bac pro services en accueil assistance conseil
CDI à temps partiels (0.80 ETP)
Poste à pourvoir à compter du 21 Octobre 2024
Rémunération selon la convention collective du 15 Mars 1966 + reprise possible de l'ancienneté
