Agent administratif / Agente administrative

Prise de poste dés que possible
Nous recrutons un agent(e) administratif(ve) qui sera référent des achats et de l'administratif du service informatique, durant un congé maternité.

Une formation sera dispensée en interne à la prise de poste.

Mission de la personne occupant le poste dans le service :
Rattaché au Responsable du service informatique, le/la référent(e) des achats et administrative participe à la gestion des marchés et la gestion administrative du personnel informatique.
Il/Elle a pour missions de :
- Assurer la remontée des anomalies du service par sa proximité avec l'équipe et être force de proposition,
- Gérer les données des marchés (création de la consultation, saisie des catalogues produits, enregistrement des offres, des choix, et édition des documents)
- Participe au suivi des marchés (avenants, reconductions, courriers de changements de prix des fournisseurs)
- Gérer les commandes achats des services (demandes de devis, négociations des frais, optimisation des demandes) en optimisant l'approvisionnement pour baisser les couts d'achats ;
- Contrôler la conformité des engagements du marché,
- Assurer des tâches de secrétariat pour le service,
- Réceptionner et traiter les appels relevant de ses fournisseurs ou prestataires et autres,
- Assurer les commandes et les demandes de devis du service informatique

Les différentes activités :
1. Gestion des marchés :
- Gestion des litiges fournisseurs,
- Gestion des dossiers administratifs du service.
- Suivre les contrats de maintenance
- Assurer la relation fournisseur
- Contrôler la réalisation des prestations
- Veiller au bon respect du contrat
- Garantir la qualité et la reconduction des contrats des diverses licences informatiques
- Suivi comptable et administratif des marchés

2. Suivis budgétaires
- Suivi en commission des finances

3. Gestion des dossiers du service informatique :
- Suivre la conformité des livrables projets
- Mettre à jour le référentiel des applications

4. Activités diverses :
- Secrétariat : ouverture et distribution des courriers, gestion du téléphone, de l'archivage physique et numérique des pièces de marchés, ventilation des demandes d'achats,
- Commandes diverses des services et demandes de devis.

5. Gestion administrative du personnel
- Gestion du planning d'astreintes du service
- Gestion du planning des agents du service dans le logiciel de GTT

Formations requises :
- Formation en comptabilité (BAC+2 ou niveau)
- Deux années d'expérience sur un poste similaire

Aptitudes, capacités et qualités requises :
- Connaissance en comptabilité générale et analytique
- Qualité d'organisation
- Rigueur
- Maîtrise des logiciels de bureautique
- Maîtrise des logiciels comptables