informations générales
Aucamville
Sous l'autorité de la responsable du service relations à l'Usager, vous assurez des missions d'accueil général de l'hôtel de ville, la délivrance et l'instruction de documents administratifs et la préparation de l'état civil. A ce titre vous êtes le garant de la qualité de l'accueil de la mairie et responsable du lieu d'exercice des fonctions.
MISSIONS PRINCIPALES
ACCUEIL GENERAL DE L'HOTEL DE VILLE :
Vous accueillez les usagers par téléphone (70 appels/j) et en présentiel (80 usagers/j environ) : réception, identification, filtrage et analyse, renseignement et/ou orientation des usagers vers les services ou organismes compétents, recherche et diffusion des informations auprès du public ou d'une catégorie d'usagers. Vous gérez également la remise des clés aux utilisateurs des salles municipales (agents municipaux ou associations).
GESTION DU CIMETIERE COMMUNAL :
- Gérer le suivi des concessions via le logiciel métier
- Achat et renouvellement de concession
- Gestion des courriers pour le suivi des concessions
- Gère les appels téléphoniques en apportant une réponse adaptée et conforme aux demandes
- Intégrer les données de gestion du cimetière dans le logiciel (archives, appel des propriétaires, visite terrain, acte.)
- Se documenter sur la législation funéraire
- Veille à l'application du règlement intérieur de la commune
- Accueillir, renseigner et accompagner les familles
- Recevoir les pompes funèbres
- Faire le lien avec les services techniques et la police municipale
- Mettre à jour les dossiers papiers
- Assister la responsable dans la gestion des procédures de reprise et abandon
SECRETARIAT ET TRAITEMENT DU COURRIER DE LA COLLECTIVITE :
Vous enregistrement le courrier arrivé, préparez le courrier départ.
Vous êtes amené à rédiger des courriers, des convocations, des notes.
REGIE :
Vous êtes mandataire de la régie « relation à l'usager », vous enregistrez les chèques reçus directement à l'accueil.
ASSOCIATION DU PERSONNEL :
Vous assurez le secrétariat administratif de l'association du personnel de la ville d'Aucamville à hauteur d'un jour par semaine. A ce titre, vous êtes amené(e) à travailler avec la secrétaire et le trésorier de l'association.
MISSIONS ANNEXES
ETAT CIVIL ET CITOYENNETE :
Vous délivrez des copies d'acte d'état civil, des livrets de famille. Vous réalisez les recensements citoyens.
Vous préparez les actes de reconnaissance, naissance et décès à partir d'un logiciel métier en cas d'absence de l'officier d'état civil.
ELECTIONS :
Vous tenez et mettez à jour les listes électorales via le Répertoire Electoral Unique (inscriptions, radiations d'office, traitement des procurations)
Lors des périodes électorales, vous participez à l'organisation des élections (de la préparation du scrutin à la promulgation des résultats) et êtes présent(e) aux journées de scrutins ce qui demande une grande disponibilité.
PROFIL SOUHAITE :
Diplômé(e) idéalement d'un BAC +2 en gestion administrative / secrétariat, vous connaissez l'environnement des collectivités territoriales.
La connaissance en état civil et la maitrise des outils informatiques (Word, Outlook) ainsi que la connaissance du logiciel d'Etat-civil (Berger Levrault) et du logiciel de gestion du cimetière (GESCIME) seraient un plus.
Doté(e) d'une grande rigueur et d'une discrétion professionnelle, vos qualités rédactionnelles et votre très bon niveau d'orthographe sont reconnus.
Véritable aide à la responsable, vous êtes autonome, responsable et avez une capacité d'adaptation et prise d'initiative, vous êtes vigilante à l'éthique du service public, respectez les procédures.
Votre aisance et sens du public vous permettent d'assurer un accueil de qualité auprès des usagers.
Une expérience sur un poste similaire est souhaitée.
CONTRAINTES DU POSTE
- Horaires : 8h30-12h30 et 13h45-17h30 du lundi au vendredi + les jours d'élections
- Rythme soutenu
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireMISSIONS PRINCIPALES
ACCUEIL GENERAL DE L'HOTEL DE VILLE :
Vous accueillez les usagers par téléphone (70 appels/j) et en présentiel (80 usagers/j environ) : réception, identification, filtrage et analyse, renseignement et/ou orientation des usagers vers les services ou organismes compétents, recherche et diffusion des informations auprès du public ou d'une catégorie d'usagers. Vous gérez également la remise des clés aux utilisateurs des salles municipales (agents municipaux ou associations).
GESTION DU CIMETIERE COMMUNAL :
- Gérer le suivi des concessions via le logiciel métier
- Achat et renouvellement de concession
- Gestion des courriers pour le suivi des concessions
- Gère les appels téléphoniques en apportant une réponse adaptée et conforme aux demandes
- Intégrer les données de gestion du cimetière dans le logiciel (archives, appel des propriétaires, visite terrain, acte.)
- Se documenter sur la législation funéraire
- Veille à l'application du règlement intérieur de la commune
- Accueillir, renseigner et accompagner les familles
- Recevoir les pompes funèbres
- Faire le lien avec les services techniques et la police municipale
- Mettre à jour les dossiers papiers
- Assister la responsable dans la gestion des procédures de reprise et abandon
SECRETARIAT ET TRAITEMENT DU COURRIER DE LA COLLECTIVITE :
Vous enregistrement le courrier arrivé, préparez le courrier départ.
Vous êtes amené à rédiger des courriers, des convocations, des notes.
REGIE :
Vous êtes mandataire de la régie « relation à l'usager », vous enregistrez les chèques reçus directement à l'accueil.
ASSOCIATION DU PERSONNEL :
Vous assurez le secrétariat administratif de l'association du personnel de la ville d'Aucamville à hauteur d'un jour par semaine. A ce titre, vous êtes amené(e) à travailler avec la secrétaire et le trésorier de l'association.
MISSIONS ANNEXES
ETAT CIVIL ET CITOYENNETE :
Vous délivrez des copies d'acte d'état civil, des livrets de famille. Vous réalisez les recensements citoyens.
Vous préparez les actes de reconnaissance, naissance et décès à partir d'un logiciel métier en cas d'absence de l'officier d'état civil.
ELECTIONS :
Vous tenez et mettez à jour les listes électorales via le Répertoire Electoral Unique (inscriptions, radiations d'office, traitement des procurations)
Lors des périodes électorales, vous participez à l'organisation des élections (de la préparation du scrutin à la promulgation des résultats) et êtes présent(e) aux journées de scrutins ce qui demande une grande disponibilité.
PROFIL SOUHAITE :
Diplômé(e) idéalement d'un BAC +2 en gestion administrative / secrétariat, vous connaissez l'environnement des collectivités territoriales.
La connaissance en état civil et la maitrise des outils informatiques (Word, Outlook) ainsi que la connaissance du logiciel d'Etat-civil (Berger Levrault) et du logiciel de gestion du cimetière (GESCIME) seraient un plus.
Doté(e) d'une grande rigueur et d'une discrétion professionnelle, vos qualités rédactionnelles et votre très bon niveau d'orthographe sont reconnus.
Véritable aide à la responsable, vous êtes autonome, responsable et avez une capacité d'adaptation et prise d'initiative, vous êtes vigilante à l'éthique du service public, respectez les procédures.
Votre aisance et sens du public vous permettent d'assurer un accueil de qualité auprès des usagers.
Une expérience sur un poste similaire est souhaitée.
CONTRAINTES DU POSTE
- Horaires : 8h30-12h30 et 13h45-17h30 du lundi au vendredi + les jours d'élections
- Rythme soutenu
