informations générales
CADRE EMPLOI
Statut : Titulaire ou contractuel catégorie C - filière administrative - Grade : Adjoint Administratif
Temps de travail : 100% - Poste à temps complet 35H
PROFIL
Formation : Baccalauréat Secrétariat Gestion Administration ou expérience Assistant(e) de direction
MISSION ET ACTIVITE DU POSTE
Au sein d'une collectivité de 1500 habitants, sous la responsabilité du Secrétaire Général, vous êtes chargé(e) du secrétariat du Maire et des élus ainsi que de l'accueil de l'Agence postale communale.
MISSIONS PRINCIPALES
I.GESTION ADMINISTRATIVE
1.Secrétariat du Maire et des élus
1.1 Accueil physique et téléphonique des administrés en lien avec le Maire et les élus
1.2 Gérer les agendas du Maire et des élus : planifier, organiser et préparer les rendez-vous, les réunions
1.3 Réceptionner, traiter et dispatcher les courriers et mails reçus
1.4 Assurer la gestion des courriers envoyés de l'Autorité Territoriale
1.5 Constituer les dossiers administratifs divers en lien avec les projets de la commune et les réunions des élus
2. Pilotage de dossiers administratifs
2.1 Coordination des visites de sécurité et vérifications règlementaires
2.2 Gestion administrative des contentieux
2.3 Gestion administrative des ventes et acquisitions foncières.
2.4 Ordre du jour et compte rendu de réunions
3. Gérer les manifestations de la commune
3.1 Mettre à jour les fichiers protocolaires
3.2 Gérer les invitations officielles
3.3 Organiser et coordonner la préparation des manifestations (affiches, flyers, commandes, suivi divers)
4. Gérer les repas scolaires
4.1 Gérer les commandes et relations avec le prestataire de la commune puis pointage selon les absences avant facturation.
II. ACCUEIL AGENCE POSTALE COMMUNALE
2.1 Accueil du public
2.2 Retrait et dépôt de colis
2.3 Ventes diverses
2.4 Information du public
MISSIONS SECONDAIRES :
Coordination des interventions des entreprises et remise des clés
Classement et archivage
Remplacement accueil et secrétariat en fonction des besoins
Relations fonctionnelles :
- En interne :
Relations quotidiennes avec le Maire et les élus, avec les agents de la collectivité (ressources humaines, état civil, service technique.)
Relations et collaboration avec la secrétaire générale
- En externe :
Relations ponctuelles avec les partenaires et les collectivités territoriale (préfecture, région et département)
Relations fréquentes avec la Communauté d'Agglomération de la Riviera Française, notaires et avocats
COMPETENCES
Qualités professionnelles :
Grande rigueur et méthode
Sens aigu de l'organisation et de la gestion des priorités
Bonnes qualités rédactionnelles et d'expression orale
Orthographe soignée
Aptitude au travail en équipe
Maîtrise des logiciels informatiques courants de bureautique
Qualités Personnelles :
Respect des obligations, de discrétion et de confidentialité
Goût du contact, aisance relationnelle
Dynamisme et esprit d'équipe - Réactivité et adaptabilité
Bonne gestion du stress
LOGICIEL DE BUREAUTIQUE :
Word, Excel, Power Point
Conditions et contraintes d'exercice :
- Discrétion professionnelle.
- Travail sur écran
- Sens du service public
- Horaires réguliers mais travail nécessitant une grande disponibilité :
8h30-12h45 et 13h30-17h00 les lundis, mardis, jeudis, vendredis
8h30-12h30 les mercredis
CDD évolutif dans la durée
POSITION
Rattachement Hiérarchique : Secrétaire général
Lieu de travail : Mairie de Gorbio - 30 rue Garibaldi 06500 Gorbio Village
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Temps de travail : 100% - Poste à temps complet 35H
PROFIL
Formation : Baccalauréat Secrétariat Gestion Administration ou expérience Assistant(e) de direction
MISSION ET ACTIVITE DU POSTE
Au sein d'une collectivité de 1500 habitants, sous la responsabilité du Secrétaire Général, vous êtes chargé(e) du secrétariat du Maire et des élus ainsi que de l'accueil de l'Agence postale communale.
MISSIONS PRINCIPALES
I.GESTION ADMINISTRATIVE
1.Secrétariat du Maire et des élus
1.1 Accueil physique et téléphonique des administrés en lien avec le Maire et les élus
1.2 Gérer les agendas du Maire et des élus : planifier, organiser et préparer les rendez-vous, les réunions
1.3 Réceptionner, traiter et dispatcher les courriers et mails reçus
1.4 Assurer la gestion des courriers envoyés de l'Autorité Territoriale
1.5 Constituer les dossiers administratifs divers en lien avec les projets de la commune et les réunions des élus
2. Pilotage de dossiers administratifs
2.1 Coordination des visites de sécurité et vérifications règlementaires
2.2 Gestion administrative des contentieux
2.3 Gestion administrative des ventes et acquisitions foncières.
2.4 Ordre du jour et compte rendu de réunions
3. Gérer les manifestations de la commune
3.1 Mettre à jour les fichiers protocolaires
3.2 Gérer les invitations officielles
3.3 Organiser et coordonner la préparation des manifestations (affiches, flyers, commandes, suivi divers)
4. Gérer les repas scolaires
4.1 Gérer les commandes et relations avec le prestataire de la commune puis pointage selon les absences avant facturation.
II. ACCUEIL AGENCE POSTALE COMMUNALE
2.1 Accueil du public
2.2 Retrait et dépôt de colis
2.3 Ventes diverses
2.4 Information du public
MISSIONS SECONDAIRES :
Coordination des interventions des entreprises et remise des clés
Classement et archivage
Remplacement accueil et secrétariat en fonction des besoins
Relations fonctionnelles :
- En interne :
Relations quotidiennes avec le Maire et les élus, avec les agents de la collectivité (ressources humaines, état civil, service technique.)
Relations et collaboration avec la secrétaire générale
- En externe :
Relations ponctuelles avec les partenaires et les collectivités territoriale (préfecture, région et département)
Relations fréquentes avec la Communauté d'Agglomération de la Riviera Française, notaires et avocats
COMPETENCES
Qualités professionnelles :
Grande rigueur et méthode
Sens aigu de l'organisation et de la gestion des priorités
Bonnes qualités rédactionnelles et d'expression orale
Orthographe soignée
Aptitude au travail en équipe
Maîtrise des logiciels informatiques courants de bureautique
Qualités Personnelles :
Respect des obligations, de discrétion et de confidentialité
Goût du contact, aisance relationnelle
Dynamisme et esprit d'équipe - Réactivité et adaptabilité
Bonne gestion du stress
LOGICIEL DE BUREAUTIQUE :
Word, Excel, Power Point
Conditions et contraintes d'exercice :
- Discrétion professionnelle.
- Travail sur écran
- Sens du service public
- Horaires réguliers mais travail nécessitant une grande disponibilité :
8h30-12h45 et 13h30-17h00 les lundis, mardis, jeudis, vendredis
8h30-12h30 les mercredis
CDD évolutif dans la durée
POSITION
Rattachement Hiérarchique : Secrétaire général
Lieu de travail : Mairie de Gorbio - 30 rue Garibaldi 06500 Gorbio Village
