Agent administratif / Agente administrative

La faculté des sciences d'Orsay est une composante historique de l'université Paris-Saclay. S'appuyant sur 800 enseignants-chercheurs, elle forme près de 10 000 étudiants dans les domaines des mathématiques, de la physique, de l'informatique, de la chimie, de la biologie et des sciences de la Terre. La recherche conduite au sein de la faculté dans une quarantaine de laboratoires est de renommée internationale et son caractère pluridisciplinaire permet d'aborder les grands enjeux scientifiques actuels et futurs. Les locaux de la faculté sont situés sur le campus de Bures-Orsay-Gif, pour partie dans l'environnement arboré de la vallée et pour partie sur le plateau de Saclay en plein développement.


Vous êtes rattaché(e) au service des affaires générales, au cœur d'une équipe de 6 personnes. Ce service joue un rôle clef et transverse : il intervient dans la gestion des conventions et contrats, assure la gestion du planning de réservation des locaux pour les enseignements, les examens ou les évènements, suit administrativement les marchés de la faculté, notamment le marché du nettoyage, et est en charge de l'organisation des élections aux instances de la faculté.

Votre mission principale consiste à assurer la gestion administrative des conventions en lien avec les activités de la faculté. A ce titre, sous la responsabilité directe de la cheffe de service, vous suivez l'ensemble du cycle de vie des conventions : réception, relecture et vérification, mise dans les circuits d'approbation par les instances puis dans les circuits de signature, diffusion, archivage. Vous assurez la mise à jour du tableau de suivi des conventions et veillez à ce titre à leurs échéances et renouvellements éventuels.

Outre cette activité principale, vous êtes également en charge :

Du suivi des domiciliations au sein de la faculté des sciences des associations étudiantes (traitement des demandes) et des conventions d'hébergement de certaines d'entre elles ;
Du suivi des contrats de maintenance de certains laboratoires et des distributeurs automatiques implantés dans les locaux de la faculté.

Enfin, vous apportez un soutien logistique aux activités du service : stock de fournitures, commandes.

Dans le cadre de ces activités, vous êtes amené(e) à interagir avec des interlocuteurs très variés aussi bien en interne (autres services de la faculté, services centraux de l'université.) qu'en externe (partenaires institutionnels, entreprises.).
Profil

Vous disposez d'une expérience en gestion administrative, maitrisez les outils bureautiques standards et vous appréciez de travailler avec des interlocuteurs multiples.

Doté(e) d'esprit d'initiative, vous êtes rigoureux(se), organisé(e), avec un excellent relationnel et savez mettre en œuvre des procédures.

La connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur est un plus.