informations générales
Clermont-Ferrand
Profil complet sur le site de l'UCA : 2024113C
MISSIONS ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :
L'Université Clermont Auvergne (UCA) se distingue par sa communauté dynamique de plus de 36 000 étudiants, 2 000 enseignants et chercheurs, ainsi que 1 500 personnels techniques et administratifs. L'UCA est une université territoriale qui jouit d'une réputation tant nationale qu'internationale entretenant de forts liens avec son environnement socio-économique et culturel, sa gamme étendue de disciplines de recherche et d'enseignement. En 2022, l'UCA a intégré le « top 17 » des universités françaises titulaires d'un label d'excellence, avec pour thème identitaire fédérateur : concevoir des modèles de vie et de production durables. Découvrez l'Université
ACTIVITES ESSENTIELLES :
Administration et finances
- Participer à l'élaboration et au suivi du budget du service ; dépenses : solliciter les devis, émettre les engagements (bons de commandes), constater le service fait, suivre la facturation et le paiement ; recettes : solliciter les engagements (bons de commande) des partenaires, émettre les demandes de recettes, suivre la facturation et l'encaissement
- Vérifier et transmettre les grilles horaires des agents ; alimenter et suivre les grilles de suivi du temps de travail (congés, arrêts, récupérations, heures supplémentaires etc.) ; transmettre les arrêts maladie et les absences exceptionnelles à la direction.
- Relayer les questions administratives (finances, RH, réglementation) ; gérer les stocks et commandes de fournitures ; gérer les archives administratives du service ; gérer le courrier, transmettre l'information interne du service ; effectuer l'accueil téléphonique et physique dans le service ; suivre les relations avec les partenaires (fournisseurs, autres services, etc.)
Services au public
- Accueillir le public et répondre à ses demandes sur place et à distance (guichet physique et numérique, appels téléphoniques...)
- Effectuer les opérations usuelles à l'accueil : inscriptions, opérations liées aux prêts et retours des documents et matériels, réservation de salles, quitus, etc.
- Offrir une assistance sur l'utilisation des appareils mis à disposition (ordinateurs, photocopieurs, .)
- Veiller à l'application du règlement et des règles de sécurité dans la bibliothèque, intervenir en cas de nécessité ; vérifier l'état des espaces publics et des équipements
Politique documentaire
- Réceptionner les dépôts des thèses d'exercice en médecine et pharmacie, demander des compléments aux docteurs si nécessaire, vérifier les autorisations de diffusion accordées
- Gérer les commandes d'ouvrages dans le système de gestion (ALMA)
- Créer les enveloppes budgétaires dévolues aux secteurs documentaires
- Valider les commandes et réceptionner les ouvrages et effectuer la facturation dans le SIGB
COMPETENCES REQUISES :
Connaissances :
- Maîtrise d'usage des principaux logiciels professionnels (Suite Office, SIFAC, ALMA, messagerie)
- Fonctionnement général de l'administration publique
- Règles comptables
- Règles générales de sécurité
- Connaissance de l'environnement universitaire
Compétences opérationnelles :
- Suivre les opérations comptables (commande, service fait, etc.)
- Suivre les opérations de gestion des ressources humaines (congés, arrêts maladie, etc.)
- Gérer les opérations courantes de service au public (prêt, retour, réservation, inscriptions, etc.)
- Travailler en équipe
- Accueillir, renseigner, aider l'utilisateur
SPECIFICITES / CONTRAINTES DU POSTE :
- Travail régulier en matinée et en soirée (soit à partir de 7h45 soit jusqu'à 17h, deux fois par semaine ; jusqu'à 19h une fois par semaine) ; remplacements ponctuels matinaux
(7h45) ou tardifs (17h00 ou 19h00), y compris hors grille horaire
- Travail le samedi (1 à 3 fois par an)
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L'Université Clermont Auvergne (UCA) se distingue par sa communauté dynamique de plus de 36 000 étudiants, 2 000 enseignants et chercheurs, ainsi que 1 500 personnels techniques et administratifs. L'UCA est une université territoriale qui jouit d'une réputation tant nationale qu'internationale entretenant de forts liens avec son environnement socio-économique et culturel, sa gamme étendue de disciplines de recherche et d'enseignement. En 2022, l'UCA a intégré le « top 17 » des universités françaises titulaires d'un label d'excellence, avec pour thème identitaire fédérateur : concevoir des modèles de vie et de production durables. Découvrez l'Université
ACTIVITES ESSENTIELLES :
Administration et finances
- Participer à l'élaboration et au suivi du budget du service ; dépenses : solliciter les devis, émettre les engagements (bons de commandes), constater le service fait, suivre la facturation et le paiement ; recettes : solliciter les engagements (bons de commande) des partenaires, émettre les demandes de recettes, suivre la facturation et l'encaissement
- Vérifier et transmettre les grilles horaires des agents ; alimenter et suivre les grilles de suivi du temps de travail (congés, arrêts, récupérations, heures supplémentaires etc.) ; transmettre les arrêts maladie et les absences exceptionnelles à la direction.
- Relayer les questions administratives (finances, RH, réglementation) ; gérer les stocks et commandes de fournitures ; gérer les archives administratives du service ; gérer le courrier, transmettre l'information interne du service ; effectuer l'accueil téléphonique et physique dans le service ; suivre les relations avec les partenaires (fournisseurs, autres services, etc.)
Services au public
- Accueillir le public et répondre à ses demandes sur place et à distance (guichet physique et numérique, appels téléphoniques...)
- Effectuer les opérations usuelles à l'accueil : inscriptions, opérations liées aux prêts et retours des documents et matériels, réservation de salles, quitus, etc.
- Offrir une assistance sur l'utilisation des appareils mis à disposition (ordinateurs, photocopieurs, .)
- Veiller à l'application du règlement et des règles de sécurité dans la bibliothèque, intervenir en cas de nécessité ; vérifier l'état des espaces publics et des équipements
Politique documentaire
- Réceptionner les dépôts des thèses d'exercice en médecine et pharmacie, demander des compléments aux docteurs si nécessaire, vérifier les autorisations de diffusion accordées
- Gérer les commandes d'ouvrages dans le système de gestion (ALMA)
- Créer les enveloppes budgétaires dévolues aux secteurs documentaires
- Valider les commandes et réceptionner les ouvrages et effectuer la facturation dans le SIGB
COMPETENCES REQUISES :
Connaissances :
- Maîtrise d'usage des principaux logiciels professionnels (Suite Office, SIFAC, ALMA, messagerie)
- Fonctionnement général de l'administration publique
- Règles comptables
- Règles générales de sécurité
- Connaissance de l'environnement universitaire
Compétences opérationnelles :
- Suivre les opérations comptables (commande, service fait, etc.)
- Suivre les opérations de gestion des ressources humaines (congés, arrêts maladie, etc.)
- Gérer les opérations courantes de service au public (prêt, retour, réservation, inscriptions, etc.)
- Travailler en équipe
- Accueillir, renseigner, aider l'utilisateur
SPECIFICITES / CONTRAINTES DU POSTE :
- Travail régulier en matinée et en soirée (soit à partir de 7h45 soit jusqu'à 17h, deux fois par semaine ; jusqu'à 19h une fois par semaine) ; remplacements ponctuels matinaux
(7h45) ou tardifs (17h00 ou 19h00), y compris hors grille horaire
- Travail le samedi (1 à 3 fois par an)
