informations générales
Calais
Missions
Pour les contrats de projet : décrire le projet et sa durée prévisible
Activités principales :
Gestion administrative et pédagogique :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique d'un ou plusieurs Départements de formation
- Transmettre divers courriers aux services concernés - Etablir les certificats de scolarité
- Sortir les emplois du temps d'ADE pour affichage et pour préparation des D.S. (préparer les copies d'examens, demander les sujets auprès des vacataires et les imprimer)
- Mettre à jour les fichiers étudiants dans SCODOC
- Suivre et enregistrer les absences des étudiants dans ADE et SCODOC
- Editer les bulletins dans SCODOC
- Entrer les résultats dans Apogée
- Organiser les sorties pédagogiques (demande de devis auprès des sociétés de transport, réservation des bus, déclaration de sortie auprès de l'Université)
- Editer et transmettre les conventions de stage aux différents interlocuteur
- Classer et archiver les documents : factures, rapports de stages, dossiers étudiants, copies, bulletins.
Gestion financière :
- Editer les bons de commande sur un logiciel de comptabilité avec insertion des devis
- Demander les créations de fournisseur auprès du Service Facturier
- Réceptionner les factures et les bons de livraison et établir les services faits dans le logiciel de comptabilité
- Suivre le budget sur le logiciel de comptabilité
Compétences*
Connaissance, savoir :
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat (suivi des formations, contraintes réglementaires.)
- Gestion comptable et financière
- L'agent doit disposer de solides capacités rédactionnelles et d'une maîtrise affirmée de l'orthographe.
Savoir-faire :
- Utilisation des moyens de communication écrite et orale. Prise de notes et rédaction de documents de tous ordres. Analyse et gestion des demandes de toutes natures
- Organisation et gestion des bases de données
- Utilisation des outils bureautiques (WORD, EXCEL, ACCESS.)
- Maitrise des logiciels internes de l'ULCO (APOGEE, ADE, SCODOC, SIFAC, VEWEB, etc.).
- Gestion administrative de PARCOURSUP.
- Gestion des approvisionnements en fournitures de bureau et consommables divers
Savoir être :
- Sens de l'organisation
- Réactivité
- Sens relationnel
Diplôme souhaité : Niveau bac+2, avec une première expérience en secrétariat.
Localisation du poste :
Administrative (Service, laboratoire, composante) IUT Littoral Côte d'Opale, département INFO site de Calais
Géographique : Calais
Conditions pour candidater : contractuels
Remplacement temporaire du 10/03/25 au 29/06/25
Quotité : 80 ou 100%
Date de la prise de poste : 10/03/2025
Conditions particulières d'exercice : Déplacement occasionnel sur les différents sites de l'IUT
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenairePour les contrats de projet : décrire le projet et sa durée prévisible
Activités principales :
Gestion administrative et pédagogique :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique d'un ou plusieurs Départements de formation
- Transmettre divers courriers aux services concernés - Etablir les certificats de scolarité
- Sortir les emplois du temps d'ADE pour affichage et pour préparation des D.S. (préparer les copies d'examens, demander les sujets auprès des vacataires et les imprimer)
- Mettre à jour les fichiers étudiants dans SCODOC
- Suivre et enregistrer les absences des étudiants dans ADE et SCODOC
- Editer les bulletins dans SCODOC
- Entrer les résultats dans Apogée
- Organiser les sorties pédagogiques (demande de devis auprès des sociétés de transport, réservation des bus, déclaration de sortie auprès de l'Université)
- Editer et transmettre les conventions de stage aux différents interlocuteur
- Classer et archiver les documents : factures, rapports de stages, dossiers étudiants, copies, bulletins.
Gestion financière :
- Editer les bons de commande sur un logiciel de comptabilité avec insertion des devis
- Demander les créations de fournisseur auprès du Service Facturier
- Réceptionner les factures et les bons de livraison et établir les services faits dans le logiciel de comptabilité
- Suivre le budget sur le logiciel de comptabilité
Compétences*
Connaissance, savoir :
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat (suivi des formations, contraintes réglementaires.)
- Gestion comptable et financière
- L'agent doit disposer de solides capacités rédactionnelles et d'une maîtrise affirmée de l'orthographe.
Savoir-faire :
- Utilisation des moyens de communication écrite et orale. Prise de notes et rédaction de documents de tous ordres. Analyse et gestion des demandes de toutes natures
- Organisation et gestion des bases de données
- Utilisation des outils bureautiques (WORD, EXCEL, ACCESS.)
- Maitrise des logiciels internes de l'ULCO (APOGEE, ADE, SCODOC, SIFAC, VEWEB, etc.).
- Gestion administrative de PARCOURSUP.
- Gestion des approvisionnements en fournitures de bureau et consommables divers
Savoir être :
- Sens de l'organisation
- Réactivité
- Sens relationnel
Diplôme souhaité : Niveau bac+2, avec une première expérience en secrétariat.
Localisation du poste :
Administrative (Service, laboratoire, composante) IUT Littoral Côte d'Opale, département INFO site de Calais
Géographique : Calais
Conditions pour candidater : contractuels
Remplacement temporaire du 10/03/25 au 29/06/25
Quotité : 80 ou 100%
Date de la prise de poste : 10/03/2025
Conditions particulières d'exercice : Déplacement occasionnel sur les différents sites de l'IUT
