informations générales
L'IME la Roseraie recherche un Gestionnaire polyvalent Accueil, Activité et Secrétariat afin d'assurer l'accueil, le secrétariat et la gestion du public accueilli à l'IME La Roseraie.
1/ Gestionnaire du public accueilli :
* Frappe de courriers et tableaux relatifs aux enfants (certificat de scolarité, réponses aux demandes d'inscription, mailings, notes d'informations, etc .).
* Tenir à jour les tableaux des jeunes (liste adresses des familles et des jeunes de l'accueil de jour par ordre alphabétique, par groupe et par circuits de bus).
* Sortir des requêtes pour les indicateurs ARS, ANAP, DRESS et pour le rapport d'activités de l'IME.
* Saisir mensuellement dans NEMOWeb les présences/absences pour la facturation de l'IME.
* Apporter les modifications nécessaires aux feuilles de présences/absences si besoin en connaissant toutes les subtilités (entrées/sorties, modifications de groupes, Creton + spécificités des jeunes).
* Saisir les présences des jeunes de l'hébergement et du répit pour la facturation dans le logiciel.
* Utilisation du téléservice RESID-ESMS pour indiquer, créer ou clôturer les présences des jeunes (CPAM) mensuellement.
* Tenir la correspondance avec les organismes partenaires (CPAM, MNS, etc.).
* Vérifier et demander à la MDPH les notifications afin de tenir à jour les dossiers.
* Préparer, envoyer et suivre les dossiers d'inscriptions pour la rentrée scolaire
2/ Gestionnaire Accueil :
* Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'IME.
* Assurer le suivi du courrier :
- Enregistrer le courrier journalier et affranchir les courriers et mailings
- Répondre aux candidatures (demandes d'emplois, de stages).
* Tenir et mettre à jour les tableaux de réservation de véhicules
3/ Les Instances et les Assemblées Générales
* Préparer le dossier du Conseil de Vie Sociale : ordre du jour, feuille émargement, envois des convocations, pièces à joindre. Rédiger le compte-rendu et l'envoyer aux personnes concernées.
* Rédiger les comptes rendus des assemblées générales.
4/ Les transports
* Préparer les sacoches utilisées par les accompagnants transports (portfolio et produits nécessaires (gants, gel, mouchoirs, sacs vomitifs, masques, etc.).
* Tenue et modifications des feuilles transports/familles, des circuits de bus et du tableau général récapitulatif des transports.
* Communication et échanges avec les familles, les accompagnants, les cadres et la société de transport.
Droits à congés 27 CA, 19 RTT & 4 CD par semestre
Horaires L'Adjoint administratif exerce ses fonctions en horaires de journée du lundi au vendredi (amplitude horaire possible : de 7h30 à 17h30).
Expérience en Secrétariat et gestion du public dans le médico-social
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaire1/ Gestionnaire du public accueilli :
* Frappe de courriers et tableaux relatifs aux enfants (certificat de scolarité, réponses aux demandes d'inscription, mailings, notes d'informations, etc .).
* Tenir à jour les tableaux des jeunes (liste adresses des familles et des jeunes de l'accueil de jour par ordre alphabétique, par groupe et par circuits de bus).
* Sortir des requêtes pour les indicateurs ARS, ANAP, DRESS et pour le rapport d'activités de l'IME.
* Saisir mensuellement dans NEMOWeb les présences/absences pour la facturation de l'IME.
* Apporter les modifications nécessaires aux feuilles de présences/absences si besoin en connaissant toutes les subtilités (entrées/sorties, modifications de groupes, Creton + spécificités des jeunes).
* Saisir les présences des jeunes de l'hébergement et du répit pour la facturation dans le logiciel.
* Utilisation du téléservice RESID-ESMS pour indiquer, créer ou clôturer les présences des jeunes (CPAM) mensuellement.
* Tenir la correspondance avec les organismes partenaires (CPAM, MNS, etc.).
* Vérifier et demander à la MDPH les notifications afin de tenir à jour les dossiers.
* Préparer, envoyer et suivre les dossiers d'inscriptions pour la rentrée scolaire
2/ Gestionnaire Accueil :
* Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'IME.
* Assurer le suivi du courrier :
- Enregistrer le courrier journalier et affranchir les courriers et mailings
- Répondre aux candidatures (demandes d'emplois, de stages).
* Tenir et mettre à jour les tableaux de réservation de véhicules
3/ Les Instances et les Assemblées Générales
* Préparer le dossier du Conseil de Vie Sociale : ordre du jour, feuille émargement, envois des convocations, pièces à joindre. Rédiger le compte-rendu et l'envoyer aux personnes concernées.
* Rédiger les comptes rendus des assemblées générales.
4/ Les transports
* Préparer les sacoches utilisées par les accompagnants transports (portfolio et produits nécessaires (gants, gel, mouchoirs, sacs vomitifs, masques, etc.).
* Tenue et modifications des feuilles transports/familles, des circuits de bus et du tableau général récapitulatif des transports.
* Communication et échanges avec les familles, les accompagnants, les cadres et la société de transport.
Droits à congés 27 CA, 19 RTT & 4 CD par semestre
Horaires L'Adjoint administratif exerce ses fonctions en horaires de journée du lundi au vendredi (amplitude horaire possible : de 7h30 à 17h30).
Expérience en Secrétariat et gestion du public dans le médico-social
