Agent administratif / Agente administrative

L'Université du Tiers Temps est un service inter universitaire, administrativement rattaché à l'Université Paul-Valéry Montpellier 3.

Elle organise des conférences et propose des formations non diplômantes, ouvertes à tous. Elle accueille plus de 2000 étudiants chaque année.

Le poste vise à assister la responsable administrative dans la gestion de l'UTT et à travailler en binôme avec un autre gestionnaire administratif.
Missions

Missions non télé travaillables :

Exécuter des actes administratifs, de secrétariat, de gestion financière, de logistique et d'accueil dans le domaine de la formation non diplômante :



- Assurer l'accueil physique et téléphonique des étudiants, les échanges courriels, les newsletters

- Inscrire les étudiants : accueil, saisie, archivage

- Assister les enseignants et conférenciers pour la mise en place et le démarrage des outils (ordinateurs, vidéo projecteur, visio conférence,.)

- Réaliser des opérations de gestion administrative et financière ( bons de commande) sur un logiciel propre à la structure et sur les outils utilisés par l'Université

- Mettre à jour la base de données dédiée à la gestion (administrative, financière, ressources humaines)

- Assurer les échanges avec les intervenants et prestataires extérieurs

- Concevoir ou rédiger et mettre en forme des documents divers (courriers, courriels, rapports, comptes rendus, certificats administratifs, offre de formation)

- Suivre des dossiers et relancer les interlocuteurs externes, ou internes

- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité

- Réceptionner, traiter et assurer la traçabilité du courrier

- Saisir des données , classer et archiver des documents

- Assurer le contrôle des cartes d'étudiants en début de cours ou conférences

- Assurer les veilles des modes opératoires

- En cas de nouveau recrutement, assister le nouveau gestionnaire administratif dans ses prises de fonctions
Compétences
CONNAISSANCES ET SAVOIRS

Environnement professionnel universitaire

- Techniques d'accueil téléphonique et physique

- Techniques de communication

- Technique d'élaboration de documents et tableaux
SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS

Utiliser les logiciels spécifiques: Sifac, Pack office

- Expression orale et écrite

- Accueillir et prendre des messages

- Rédiger des courriels, rapports, documents, tableaux

- Enregistrer et classer des documents
SAVOIRS ÊTRE

Sens de l'organisation et de l'anticipation

- Travailler en équipe et rendre compte

- Savoir gérer les périodes d'accroissement d'activité

- Adaptabilité

- Réactivité

- Sens de l'écoute

- Sens relationnel

- Autonomie

- savoir respecter les échéances
Formations et/ou expérience professionnelle souhaitables

Diplôme minimum : baccalauréat +2

Expériences souhaitées : domaines de l'accueil, du secrétariat, de la gestion administrative