Agent administratif / Agente administrative

Groupe associatif de plus de 1200 collaborateurs, spécialisé dans la santé à domicile et la formation, Santélys assure la prise en charge globale à domicile de plus de 40 000 patients, dans les domaines de l'assistance respiratoire et des troubles du sommeil, de la perfusion, de la nutrition, de la diabétologie, de l'Hospitalisation À Domicile dans les régions Hauts-de-France et Bourgogne-Franche-Comté.

Missions

Sous la responsabilité du Manager du pôle accueil physique et téléphonique de la DCQPS (Direction de la Coordination et de la Qualité des Parcours de Santé), vous intégrerez une équipe composée de 11 Assistantes de Coordination en charge d'assurer l'accueil téléphonique et la prise en charge des différentes demandes des services hospitaliers, des patients et des partenaires de Santélys.

Dans le cadre de votre prise de fonction, vous bénéficierez d'une formation initiale d'environ 130h portant sur le métier d'Assistant(e) de Coordination et sur les spécificités de la prise en charge des patients à domicile.

Premier contact, vous êtes garant(e) de l'image du Groupe Santélys et vous contribuez à valoriser l'expertise et le savoir-faire du Groupe Santélys, vous disposez de réelles capacités relationnelles, d'une parfaite élocution et d'un goût prononcé pour le travail d'équipe.

Vos missions seront notamment de :

- Assurer l'accueil téléphonique des médecins prescripteurs en recueillant les informations indispensables (médicales, techniques, sociales, administratives, etc.) pour la bonne prise en charge du patient.
- Réunir et transmettre les informations nécessaires à la réalisation de la coordination du retour à domicile du patient avec les équipes internes (infirmière de coordination, service planification, ordonnancement, etc.) de Santélys.
- Réceptionner, identifier et traiter les demandes des patients pris en charge et de leur entourage, dans un objectif de qualité et d'efficacité.
- Assurer l'organisation des déplacements des patients en France et à l'étranger.
- Assurer l'accueil téléphonique de tous types d'appel en garantissant leur satisfaction.
Vous réalisez la création et assurez la mise à jour des dossiers patients informatisés afin de garantir la prise en charge de la demande, le retour d'informations, l'élaboration de la facturation et de la qualité de service.
Vous réalisez toutes les tâches de secrétariat moderne (courriers, mails, archivage numérique, .) nécessaires au bon fonctionnement du service.
Vous participez à la mise en œuvre de la démarche d'amélioration de la qualité de prise en charge et de la sécurité du patient à domicile.
Connaissances / compétences requises :
- Méthodique et organisé (capacité à prioriser ses tâches)
- Rigoureux
- Autonome
- Disponibilité
- Force de proposition
- Respect de la hiérarchie
- Respect des procédures et modes opératoires Savoir travailler en équipe et diplomatie
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, .) et capacité d'adaptation à toute application informatique (notamment les logiciels métiers)
Connaissances relationnelles :
- Informe sa hiérarchie de tout problème pouvant avoir une incidence sur le bon fonctionnement des prises en charge / du service
- Discrétion (est tenu au secret professionnel)
- Aisance relationnelle
Formation et expérience :
- Ce poste est accessible à partir de formation administrative et/ou médicosocial de niveau BAC à BAC +2,
- Une expérience minimale de 2 ans sur un poste présentant une dimension téléphonique importante en lien avec le monde de la santé (HAD, prestations médicotechniques et/ou médicosociales) est préférable.

CDI

Service DCQPS

Poste basé à Loos

Amplitude horaire maximale du service : Du Lundi au Vendredi de 08H00 à 19H00 et le samedi matin de 08H00 à 13H00 (environ un samedi/mois)
Rémunération : selon profil
Nombreux avantages sociaux (mutuelle d'entreprise, chèques-déjeuner, PEE, prime annuell