Agent administratif / Agente administrative

L'entreprise
Le CSE (Comité Social et Économique) de l'ONERA IdF SdP a deux missions : une première mission d'Instance Représentative du Personnel, et une deuxième mission de gestion des ASC (Activités Sociales et Culturelles) au bénéfice des salariés de l'ONERA à ses salariés. Ces missions sont réalisées sous la responsabilité d'élu(e)s, représentants du personnel (1200 salariés en IdF). Une équipe d'une dizaine de salariés permanents est en charge de mettre en oeuvre ces actions. Les salariés du CSE gèrent différents pôles : pôle « vacances », pôle « jeunesse », pôle « loisirs et culture » et pôle « santé ».

Site internet : https://www.cse-onera-idf-sdp.fr/com/homepage

Affecté(e) au pôle « vacances », en votre qualité de Technicien(ne) Administratif(ve), vos missions seront les suivantes :

1. En tant que relais de la commission Vacances
- Préparation et animation des réunions de commission
- Propositions de nouvelles activités
- Rédaction de comptes rendus des réunions de commission
- Elaboration de statistiques, de tableaux de synthèse des différentes activités Vacances
- Bilan annuel des activités de la commission
- Suivi du budget de la commission

2. En tant qu'interlocuteur privilégié des ouvrants droit
- Enregistrement et validation des dossiers administratifs des salariés
- Accueil, information et tenue de permanences
- Organisation de sondages pour les usagers
- Participation aux tâches collectives du CSE

3. En tant que gestionnaire des activités Vacances
- Contact avec les organismes, choix des destinations, propositions auprès de la commission puis au CSE pour validation
- Conception et mise en ligne de l'ensemble des catalogues Vacances : Hiver, Eté, Au tour du monde et En toute liberté
- Actualisation des catalogues en fonction des périodes (été et hiver)
- Création des prestations dans PROWEBCE
- Inscriptions des salariés
- Réservations auprès des organismes
- Confirmation des inscriptions au fil de l'eau dans l'outil de gestion PROWEBCE
- Remboursement et envoi des factures aux salariés
- Contrôle de la facturation pour les salariés et pour la comptabilité
- Contrôle du paiement des séjours réservés par les salariés
- Envois des bons de séjour aux salariés

Les missions précitées seront amenées à évoluer dans le temps selon les besoins de l'organisation.
Environnement de travail : vous serez amené(e) à travailler avec le bureau du CSE, les comptables,
mais également avec l'ensemble des salariés du CSE, ainsi que les élu(e)s, en particulier les membres
de la commission Vacances.

Profil recherché :
Formation minimale de niveau Bac+2/Bac+3 dans le domaine de la gestion et/ou du tourisme.
- Première expérience souhaitée (mais non obligatoire).
- Dynamisme, réactivité, motivation et sociabilité. Appétence pour le travail en équipe et pour
les aspects relationnels. Qualités rédactionnelles. Réactivité et écoute.
- Compétences dans les outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint).
- Une connaissance du logiciel ProwebCE est un plus.

Informations complémentaires :
- Début souhaité : 1er trimestre2025
- L'ONERA d'Ile-de-France possède quatre sites : Châtillon, Palaiseau, Meudon et Salon-de-Provence (rattachement historique). Le(la) salarié(e) exercera principalement sa mission sur le site de Châtillon, mais sera amené(e) à se rendre une à deux fois par semaine sur Palaiseau ou Meudon pour y tenir des permanences.
- Le poste principal, basé à Châtillon sera amené à se déplacer à Palaiseau lors du déménagement du CSE, prévu à l'horizon 2026/2027.