informations générales
Clermont-Ferrand
La Ferdi recrute pour son institut de formation, l'Institut des Hautes Études du Développement Durable (IHEDD), un (ou une) gestionnaire administratif des formations.
L'IHEDD propose un programme de formations diversifié, principalement à destination des acteurs du développement des pays en développement, notamment d'Afrique subsaharienne.
- Formations courtes qualifiantes (en présentiel, à distance ou hybrides)
- Formations à la demande
L'IHEDD mobilise les meilleurs experts internationaux (académiques et professionnels), collabore avec des instituts d'enseignement supérieur et des organisations internationales et régionales du Nord et du Sud travaillant à la réflexion et la mise en oeuvre des politiques de développement international.
Mission principale : réorganisation des tâches administratives et de suivi (procédures et méthodes de travail) de l'IHEDD.
Le/la titulaire du poste aura pour mission d'assister la direction de l'IHEDD pour réorganiser et prendre en charge la coordination administrative des projets de formation et certaines tâches de gestion. Il/elle reverra les procédures et le système d'informations pour le suivi de la bonne exécution des projets, notamment les nouveaux projets (y compris le maintien de la certification Qualiopi) et, en lien avec la Direction administrative et financière, pour la centralisation et la qualité des informations administratives et financières.
Profil recherché : Diplôme en Gestion (Bac +2 ou +3) ou DUT Gestion
Minimum 3 à 5 ans d'expérience, idéalement dans un organisme de formation, avec des compétences avérées en gestion administrative, juridique et gestion financière (suivi budgétaire etc).
Compétences :
Maîtrise des outils de gestion (Excel, plateformes collaboratives, logiciels de gestion de projet)
Capacités rédactionnelles et organisationnelles
Capacité d'adaptation au changement
Connaissance des procédures d'audit et de conformité
Aisance relationnelle
Capacité à gérer des relations contractuelles et administratives avec des partenaires externes
Principales responsabilités
Dans le cadre des missions décrites ci-dessous, il est attendu de la personne recrutée qu'elle propose et, le cas échéant, mette en œuvre des ajustements aux méthodes de travail afin d'améliorer la productivité, la qualité des livrables et de répondre à l'évolution des activités de l'IHEDD dans un environnement en mutation.
Organisation des réunions et gestion des comptes rendus :
Planifier les réunions d'équipe
Rédiger et diffuser les comptes rendus des réunions.
Suivi de la programmation annuelle des formations :
Suivre la mise en oeuvre de la programmation annuelle des formations (organisation et budget)
Veiller à ce que toutes les parties prenantes aient accès aux informations nécessaires à travers la mise en place et le suivi des dossiers partagés
Gestion des pièces administratives et conformité pour les audits :
Centraliser les documents administratifs et les justificatifs dans des dossiers partagés, notamment en prévision d'audits
Préparer les contrats des intervenants aux formations de l'IHEDD en amont de la validation par le service administratif de la Ferdi
Collecte des statistiques des formations - tenue d'un tableau de bord :
Centraliser et compiler les statistiques de suivi des formations (présentiel et à distance) - calculer les indicateurs pour les rapports techniques
S'assurer de leur conformité et centralise
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireL'IHEDD propose un programme de formations diversifié, principalement à destination des acteurs du développement des pays en développement, notamment d'Afrique subsaharienne.
- Formations courtes qualifiantes (en présentiel, à distance ou hybrides)
- Formations à la demande
L'IHEDD mobilise les meilleurs experts internationaux (académiques et professionnels), collabore avec des instituts d'enseignement supérieur et des organisations internationales et régionales du Nord et du Sud travaillant à la réflexion et la mise en oeuvre des politiques de développement international.
Mission principale : réorganisation des tâches administratives et de suivi (procédures et méthodes de travail) de l'IHEDD.
Le/la titulaire du poste aura pour mission d'assister la direction de l'IHEDD pour réorganiser et prendre en charge la coordination administrative des projets de formation et certaines tâches de gestion. Il/elle reverra les procédures et le système d'informations pour le suivi de la bonne exécution des projets, notamment les nouveaux projets (y compris le maintien de la certification Qualiopi) et, en lien avec la Direction administrative et financière, pour la centralisation et la qualité des informations administratives et financières.
Profil recherché : Diplôme en Gestion (Bac +2 ou +3) ou DUT Gestion
Minimum 3 à 5 ans d'expérience, idéalement dans un organisme de formation, avec des compétences avérées en gestion administrative, juridique et gestion financière (suivi budgétaire etc).
Compétences :
Maîtrise des outils de gestion (Excel, plateformes collaboratives, logiciels de gestion de projet)
Capacités rédactionnelles et organisationnelles
Capacité d'adaptation au changement
Connaissance des procédures d'audit et de conformité
Aisance relationnelle
Capacité à gérer des relations contractuelles et administratives avec des partenaires externes
Principales responsabilités
Dans le cadre des missions décrites ci-dessous, il est attendu de la personne recrutée qu'elle propose et, le cas échéant, mette en œuvre des ajustements aux méthodes de travail afin d'améliorer la productivité, la qualité des livrables et de répondre à l'évolution des activités de l'IHEDD dans un environnement en mutation.
Organisation des réunions et gestion des comptes rendus :
Planifier les réunions d'équipe
Rédiger et diffuser les comptes rendus des réunions.
Suivi de la programmation annuelle des formations :
Suivre la mise en oeuvre de la programmation annuelle des formations (organisation et budget)
Veiller à ce que toutes les parties prenantes aient accès aux informations nécessaires à travers la mise en place et le suivi des dossiers partagés
Gestion des pièces administratives et conformité pour les audits :
Centraliser les documents administratifs et les justificatifs dans des dossiers partagés, notamment en prévision d'audits
Préparer les contrats des intervenants aux formations de l'IHEDD en amont de la validation par le service administratif de la Ferdi
Collecte des statistiques des formations - tenue d'un tableau de bord :
Centraliser et compiler les statistiques de suivi des formations (présentiel et à distance) - calculer les indicateurs pour les rapports techniques
S'assurer de leur conformité et centralise
