Agent administratif / Agente administrative

Nous recherchons notre futur/future secrétaire pédagogique / responsable du secrétariat !
Au sein du département Informatique et en collaboration avec les deux secrétaires que vous encadrerez, les enseignants/enseignantes et vacataires et les étudiants/étudiantes vous assurerez l'encadrement du secrétariat et l'assistance technique et logistique du chef de département et des responsables de formation. Vous réaliserez des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans l'organisation pédagogique et administrative du département informatique.

Rejoignez-nous au sein d'Université Côte d'Azur, reconnue depuis 2016 pour son excellence scientifique et pédagogique, pour créer ensemble le modèle de l'université du 21ème siècle responsable et innovante.

Vos missions :

Organisation du secrétariat du département :
- Vous coordonnerez le fonctionnement du secrétariat sur le site de Fabron ;
- Vous harmoniserez et mutualiserez les services de secrétariat entre le site de Fabron et le site de Sophia ;
- Vous serez en charge de l'encadrement des personnels du secrétariat des deux sites : Fabron et Sophia.

Principaux services du secrétariat à coordonner sur le site de Fabron :
- Vous traiterez les informations et les dossiers d'ordre administratif, pédagogique ou technique et en vérifierez la conformité ;
- Vous accueillerez et informerez les personnels et les usagers/usagères de la structure : étudiants/étudiantes, enseignants/enseignantes titulaires ou vacataires, techniciens/techniciennes ;
- Vous gérerez les plannings, superviserez et aiderez à la gestion des emplois du temps des formations ;
- Vous viendrez en assistance à la gestion des étudiants/étudiantes : absence, démission, convocation, relation BDE, suivi des cohortes ;
- Vous viendrez en appui la gestion financière via Sifac Web : vous réaliserez le suivi du budget, l'établissement et le suivi des commandes et des missions ;
- Vous viendrez en soutien à la gestion de paiement des heures complémentaires des enseignants/enseignantes et des vacataires, ainsi que des taches annexes (suivi de stage, projet tutoré) à l'aide des logiciels GPU et MHP ;

Activités principales :
- Vous viendrez en appui à la gestion des stages : correspondance avec les entreprises, conventions, suivi, planification et organisation des soutenances ;
- Vous gérerez le courrier, la messagerie ;
- Vous mettrez en œuvre des procédures de gestion ;
- Vous organiserez et alimenterez les bases de données ;
- Vous renseignerez des tableaux de bord selon les instructions reçues.
- Vous gérerez les aspects logistiques : locaux, matériels, fournitures ;
- Vous répondrez aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur ;
- Vous participerez à l'organisation de salons, colloques, manifestations, conférences ;

Vous possédez :
- Une connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative
- Des notions de base en gestion budgétaire et comptable

Vous maîtrisez :
- L'anglais (Niveau 1) écrit et oral
- Les techniques de classement et d'archivage
- L'utilisation des logiciels de gestion du domaine, les logiciels bureautiques

Vous êtes en capacité :
- De prendre en compte les demandes et d'y répondre de manière appropriée
- De planifier votre activité et proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service

Rémunération et avantages sociaux :

- Rémunération contractuels (hors variables) : 1 538,46 € nets mensuels (avant PAS)
- Congés : 45 jours de congés annuels
- Télétravail : Jusqu'à 2 jours/semaine
- Prise en charge partielle des frais de transport domicile-travail
- Prise en charge partielle des frais de mutuelle
- Accès aux restaurants et cafétérias du CROUS avec tarif privilégié
- Billetterie loisirs et sorties à tarifs préférentiels