informations générales
Notre entreprise est spécialisée dans l'ingénierie de la mobilité et des transports urbains (tramway, bus, métros..)
Nous accompagnons les pouvoirs publics dans la conception et le développement de systèmes de transports intelligents (ITS) sur des projets en France et à l'étranger.
Notre société compte environ 200 salariés répartis sur différents site en France et nous faisons partie du groupe setec (3 800 personnes).
Pour en savoir plus sur notre entreprise, vous pouvez visualiser la vidéo de présentation de nos activités sur Youtube : https://www.youtube.com/watch?v=gSAbnQX4RRI
Le poste que nous proposons :
Rattaché(e) à la responsable du service d'assistanat, vous travaillerez au sein d'une équipe de 3 personnes. Vous serez en contact avec l'ensemble des collaborateurs de l'entreprise que vous devrez accompagner dans leur quotidien.
Vous serez également en contact avec des clients et des prestataires externes ainsi qu'avec les services des autres sociétés du groupe.
Vos missions seront les suivantes :
Prise en charge de l'accueil téléphonique et physique (orientation des appels, prise de message, accompagnement des visiteurs..)
Elaboration et gestion des badges des collaborateurs
Gestion des courriers, des colis et des livraisons
Gestion des archives papiers
Gestion d'agenda, prise de rendez-vous, mise à jour des contacts
Gestion des déplacements des collaborateurs (réservation des moyens de transports et des hébergements, création d'ordre de mission...)
Organisation de réunions, préparation et mise en forme de dossiers, classement documentaire
Commande et gestion des stocks de fournitures (fournitures de bureau, papier pour imprimante, etc..), et rangement dans les stocks
Commande de cartes de visites pour les collaborateurs
Gestion du stock et mise à disposition des équipements de protection individuelle
Aiguillage des factures sur le logiciel interne de la société
Etablissement des devis et des bons de commandes quand nécessaire
Gestion des locaux : tournées de contrôle, rangement des espaces, petits nettoyage (salles de réunions, tasses et gobelets visiteurs.)
Coordination/suivi du travail des agents d'interventions extérieurs (gros nettoyages, réparations climatisation par exemple)
Assistance aux équipes projets sur affaire (visas et Ordres de Service, tableur, codifications des documents, schémas, mise en forme, comptes-rendus .)
Participation à la création de mode-opératoires ou procédure sur l'activité d'assistanat
Cette liste n'est pas exhaustive, en fonction de votre profil d'autres missions pourront vous être confiées.
Titulaire d'un diplôme de niveau Bac+2 de type assistanat de manager, de direction, de gestion, vous avez acquis une première expérience réussie dans les fonctions de secrétariat ou d'assistanat.
Impliqué/e, vous possédez un grand sens du service et aimez travailler en équipe. Vous faites preuve de rigueur et d'organisation, et vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques Word, Excel et Power Point. Vous savez gérer un système de classement. Votre orthographe est irréprochable et vous possédez un bon relationnel ainsi qu'une bonne élocution.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireNous accompagnons les pouvoirs publics dans la conception et le développement de systèmes de transports intelligents (ITS) sur des projets en France et à l'étranger.
Notre société compte environ 200 salariés répartis sur différents site en France et nous faisons partie du groupe setec (3 800 personnes).
Pour en savoir plus sur notre entreprise, vous pouvez visualiser la vidéo de présentation de nos activités sur Youtube : https://www.youtube.com/watch?v=gSAbnQX4RRI
Le poste que nous proposons :
Rattaché(e) à la responsable du service d'assistanat, vous travaillerez au sein d'une équipe de 3 personnes. Vous serez en contact avec l'ensemble des collaborateurs de l'entreprise que vous devrez accompagner dans leur quotidien.
Vous serez également en contact avec des clients et des prestataires externes ainsi qu'avec les services des autres sociétés du groupe.
Vos missions seront les suivantes :
Prise en charge de l'accueil téléphonique et physique (orientation des appels, prise de message, accompagnement des visiteurs..)
Elaboration et gestion des badges des collaborateurs
Gestion des courriers, des colis et des livraisons
Gestion des archives papiers
Gestion d'agenda, prise de rendez-vous, mise à jour des contacts
Gestion des déplacements des collaborateurs (réservation des moyens de transports et des hébergements, création d'ordre de mission...)
Organisation de réunions, préparation et mise en forme de dossiers, classement documentaire
Commande et gestion des stocks de fournitures (fournitures de bureau, papier pour imprimante, etc..), et rangement dans les stocks
Commande de cartes de visites pour les collaborateurs
Gestion du stock et mise à disposition des équipements de protection individuelle
Aiguillage des factures sur le logiciel interne de la société
Etablissement des devis et des bons de commandes quand nécessaire
Gestion des locaux : tournées de contrôle, rangement des espaces, petits nettoyage (salles de réunions, tasses et gobelets visiteurs.)
Coordination/suivi du travail des agents d'interventions extérieurs (gros nettoyages, réparations climatisation par exemple)
Assistance aux équipes projets sur affaire (visas et Ordres de Service, tableur, codifications des documents, schémas, mise en forme, comptes-rendus .)
Participation à la création de mode-opératoires ou procédure sur l'activité d'assistanat
Cette liste n'est pas exhaustive, en fonction de votre profil d'autres missions pourront vous être confiées.
Titulaire d'un diplôme de niveau Bac+2 de type assistanat de manager, de direction, de gestion, vous avez acquis une première expérience réussie dans les fonctions de secrétariat ou d'assistanat.
Impliqué/e, vous possédez un grand sens du service et aimez travailler en équipe. Vous faites preuve de rigueur et d'organisation, et vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques Word, Excel et Power Point. Vous savez gérer un système de classement. Votre orthographe est irréprochable et vous possédez un bon relationnel ainsi qu'une bonne élocution.
