informations générales
Paris
Au sein de l'UFR Sciences de la Vie de la Faculté des Sciences et Ingénierie de Sorbonne Université.
Mission :
Le/la gestionnaire administratif-ve gère, en 2ème année du master, le secrétariat pédagogique des parcours types « Immunologie » (4 thématiques, environ 60 étudiants) et « Microbiologie » (4 thématiques, environ 50 étudiants).
Il/elle a également en charge la gestion de la scolarité sur APOGEE ainsi que des fichiers de notes des unités d'enseignement de M1 et de M2 (43 UE dont les effectifs vont de 15 à 150 étudiants). L'agent établit les procès-verbaux de diplômes pour les parcours types de M2 dont il/elle a la charge.
Il/elle participe également à la mise en place d'une démarche qualité au sein du département par la formalisation des processus et la capitalisation des bonnes pratiques de gestion sur son périmètre d'activité.
Activités principales :
Gestion administrative des étudiants
- Accueillir, informer et orienter les étudiants
- Prendre en charge la gestion administrative des dossiers de candidature en M2 (vérification des pièces demandées, création des listes et des bases de données, .)
- Organiser les auditions d'admission du parcours type et recenser et enregistrer les choix d'orientation des étudiants
- Gérer les inscriptions administratives et les inscriptions pédagogiques des étudiants de la mention
- Participer à l'élaboration des plannings des unités d'enseignement (UE) en coordination avec les enseignants et gérer les demandes de réservation des salles
- Alimenter les outils de travail collaboratif en coordination avec les responsables pédagogiques des formations (tableau de suivi Excel, base de données Sharepoint, plateforme Moodle, etc.)
- Mettre en forme et éditer les supports pédagogiques et les sujets d'examens
- Organiser les examens, les révisions et les consultations des copies des UE (réservation des locaux et diffusion des informations) dans le respect du calendrier universitaire
- Assurer la gestion des stages (recensement des offres de stage, gestion des conventions, .)
- Planifier les soutenances de stages pour le parcours type ainsi que les stages M1
- Saisir dans APOGEE les notes des étudiants inscrits pour chacune des unités d'enseignement (UE) de M1 et de M2 dont l'agent à la charge
- Editer et vérifier l'ensemble des procès-verbaux pour les 2 sessions d'examen semestrielles
- Editer les procès-verbaux de diplôme pour les étudiants de M2
- Editer les relevés de notes et les attestations de réussite
- Diffuser les informations et assurer les échanges avec les étudiants par e-mails et par téléphone
- Collaborer avec les différents services de l'université (scolarité, planning, intendance, SHSE ...) ainsi qu'avec les université partenaires de la formation
Démarche qualité
- Assurer la continuité de service avec les autres gestionnaires administratifs-ves du service en cas d'absence
- Participer aux réunions d'enseignement du parcours type
- Classer et archiver les documents pédagogiques
- Développer et tenir à jour les bases de données relatives à l'activité
- Etablir les classements des étudiants par UE et par parcours de M2
- Appliquer et développer les procédures du service
- Etre force de proposition dans l'amélioration des outils de gestion
Conduite de projets : Non
Encadrement : Non
Conditions particulières d'exercice :
- Contraintes horaires lors des périodes d'examens, périodes de congés imposées pendant les arrêts des enseignements
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Le/la gestionnaire administratif-ve gère, en 2ème année du master, le secrétariat pédagogique des parcours types « Immunologie » (4 thématiques, environ 60 étudiants) et « Microbiologie » (4 thématiques, environ 50 étudiants).
Il/elle a également en charge la gestion de la scolarité sur APOGEE ainsi que des fichiers de notes des unités d'enseignement de M1 et de M2 (43 UE dont les effectifs vont de 15 à 150 étudiants). L'agent établit les procès-verbaux de diplômes pour les parcours types de M2 dont il/elle a la charge.
Il/elle participe également à la mise en place d'une démarche qualité au sein du département par la formalisation des processus et la capitalisation des bonnes pratiques de gestion sur son périmètre d'activité.
Activités principales :
Gestion administrative des étudiants
- Accueillir, informer et orienter les étudiants
- Prendre en charge la gestion administrative des dossiers de candidature en M2 (vérification des pièces demandées, création des listes et des bases de données, .)
- Organiser les auditions d'admission du parcours type et recenser et enregistrer les choix d'orientation des étudiants
- Gérer les inscriptions administratives et les inscriptions pédagogiques des étudiants de la mention
- Participer à l'élaboration des plannings des unités d'enseignement (UE) en coordination avec les enseignants et gérer les demandes de réservation des salles
- Alimenter les outils de travail collaboratif en coordination avec les responsables pédagogiques des formations (tableau de suivi Excel, base de données Sharepoint, plateforme Moodle, etc.)
- Mettre en forme et éditer les supports pédagogiques et les sujets d'examens
- Organiser les examens, les révisions et les consultations des copies des UE (réservation des locaux et diffusion des informations) dans le respect du calendrier universitaire
- Assurer la gestion des stages (recensement des offres de stage, gestion des conventions, .)
- Planifier les soutenances de stages pour le parcours type ainsi que les stages M1
- Saisir dans APOGEE les notes des étudiants inscrits pour chacune des unités d'enseignement (UE) de M1 et de M2 dont l'agent à la charge
- Editer et vérifier l'ensemble des procès-verbaux pour les 2 sessions d'examen semestrielles
- Editer les procès-verbaux de diplôme pour les étudiants de M2
- Editer les relevés de notes et les attestations de réussite
- Diffuser les informations et assurer les échanges avec les étudiants par e-mails et par téléphone
- Collaborer avec les différents services de l'université (scolarité, planning, intendance, SHSE ...) ainsi qu'avec les université partenaires de la formation
Démarche qualité
- Assurer la continuité de service avec les autres gestionnaires administratifs-ves du service en cas d'absence
- Participer aux réunions d'enseignement du parcours type
- Classer et archiver les documents pédagogiques
- Développer et tenir à jour les bases de données relatives à l'activité
- Etablir les classements des étudiants par UE et par parcours de M2
- Appliquer et développer les procédures du service
- Etre force de proposition dans l'amélioration des outils de gestion
Conduite de projets : Non
Encadrement : Non
Conditions particulières d'exercice :
- Contraintes horaires lors des périodes d'examens, périodes de congés imposées pendant les arrêts des enseignements
