informations générales
Paris
Au sein du Département d'Enseignement et de Recherche en Médecine Générale (DERMG) de la Direction de la Formation en Santé de la faculté de Santé de Sorbonne Université.
Missions et objectifs
- Secrétariat pédagogique: aide aux enseignants, suivi des stages avec les enseignants, les maitres de stage ainsi que les étudiants
- Gestion administrative : préparation des lieux de stage, suivi des conventions, préparation des évaluations, gestion des dossiers des maîtres de stage (contrôles des prérequis administratifs et réglementaires, répartitions en binôme, préparation des choix de stage en 2° et 3° cycle).
Activités principales :
Gestion administrative
- Gestion des dossiers des maîtres de stage : CV, constitution des dossiers de nomination, suivi des formations, des disponibilités des MSU, préparation des choix
- Mise à jour des données sur le site du DES IDF
- Gestion des évaluations des étudiants de 1° année de DES
Pour les stages et enseignements :
- Gestion des lieux de stage avant chaque choix : vérifier les lieux de stage en envoyant un mail à tous les MSU 2 mois avant les choix pour confirmer leur engagement dans la maitrise de stage ; relance des désidératas
- Relation avec les MSU (questions relatives au stage, au paiement / congé maternité...) au fil du temps
- Établir et éditer le tableau des lieux de stage pour les choix et l'envoyer au moins 2 semaines avant le choix
- Prévenir et donner les coordonnées des MSU à chaque binôme
- Gestion des agendas
- Mise à jour des programmes d'enseignement spécifique
- Échange par mails de documents pédagogiques : photos de dermatologie des étudiants, envoi des contenus pédagogiques aux étudiants, organisation pratique des ARC
- Photocopies des carnets de stage ; mise à jour et mise à disposition des carnets de stage et documents pédagogiques
- Suivi hebdomadaire : Impression de la liste d'émargement pour les ED et relevé des présences, centralisation informatique et suivi
- Préparation des documents d'évaluation des stages, remise des carnets de stage aux étudiants et recueil à la fin du stage, centralisation informatique et suivi
- Gestion des problèmes entre étudiants et les MSU
- Renseignements divers pour les étudiants
- Centralisation informatique des documents de recrutement, téléchargement sur internet et suivi
- Gestion de la mise en place de la phase socle : planification pour septembre des modalités de validation : constitution des dossiers et des jurys
- Recueil par internet des fiches de thèses des internes, classification, impression et report de la validation écrite
- Mise à jour de la liste des tuteurs
- Établissement, envoi de modèles et recueil des rapports écrits semestriels de la validation des carnets de stage de chaque interne
Liens administratifs
- Secrétariat administratif de la rue de l'école de médecine
- Secrétariat général de la faculté et Cabinet du doyen
- Services financiers de la faculté
- Services de l'APHP (bureau des internes)
- Coordinateur du DES Ile-de-France
- ARS (Agence Régional de Santé) pour la gestion des internes
Encadrement : Non
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- Secrétariat pédagogique: aide aux enseignants, suivi des stages avec les enseignants, les maitres de stage ainsi que les étudiants
- Gestion administrative : préparation des lieux de stage, suivi des conventions, préparation des évaluations, gestion des dossiers des maîtres de stage (contrôles des prérequis administratifs et réglementaires, répartitions en binôme, préparation des choix de stage en 2° et 3° cycle).
Activités principales :
Gestion administrative
- Gestion des dossiers des maîtres de stage : CV, constitution des dossiers de nomination, suivi des formations, des disponibilités des MSU, préparation des choix
- Mise à jour des données sur le site du DES IDF
- Gestion des évaluations des étudiants de 1° année de DES
Pour les stages et enseignements :
- Gestion des lieux de stage avant chaque choix : vérifier les lieux de stage en envoyant un mail à tous les MSU 2 mois avant les choix pour confirmer leur engagement dans la maitrise de stage ; relance des désidératas
- Relation avec les MSU (questions relatives au stage, au paiement / congé maternité...) au fil du temps
- Établir et éditer le tableau des lieux de stage pour les choix et l'envoyer au moins 2 semaines avant le choix
- Prévenir et donner les coordonnées des MSU à chaque binôme
- Gestion des agendas
- Mise à jour des programmes d'enseignement spécifique
- Échange par mails de documents pédagogiques : photos de dermatologie des étudiants, envoi des contenus pédagogiques aux étudiants, organisation pratique des ARC
- Photocopies des carnets de stage ; mise à jour et mise à disposition des carnets de stage et documents pédagogiques
- Suivi hebdomadaire : Impression de la liste d'émargement pour les ED et relevé des présences, centralisation informatique et suivi
- Préparation des documents d'évaluation des stages, remise des carnets de stage aux étudiants et recueil à la fin du stage, centralisation informatique et suivi
- Gestion des problèmes entre étudiants et les MSU
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- Gestion de la mise en place de la phase socle : planification pour septembre des modalités de validation : constitution des dossiers et des jurys
- Recueil par internet des fiches de thèses des internes, classification, impression et report de la validation écrite
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Liens administratifs
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- Secrétariat général de la faculté et Cabinet du doyen
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