Agent administratif / Agente administrative

Le Centre de Gestion des Vosges apporte conseils et expertise dans le domaine des ressources humaines aux collectivités territoriales et aux établissements publics de moins de 350 agents relevant de son territoire.

Dans ce contexte dynamique, nous recrutons un(e) gestionnaire des secrétariats médicaux pour rejoindre nos équipes. Ce poste comporte une activité partagée entre deux services : le service de Médecine Professionnelle et Préventive et le service des Instances Médicales, qui jouent un rôle central dans l'accompagnement des collectivités et des agents territoriaux. Cette organisation vise à répondre aux besoins liés à l'absence temporaire de la secrétaire médicale tout en préparant une intégration durable au sein du service des Instances Médicales. Pendant la période de remplacement, la personne recrutée consacrera 80% de son temps au service de Médecine Professionnelle et Préventive et 20% au service des Instances Médicales. Après cette période, elle exercera exclusivement au sein du service des Instances Médicales.

Service de Médecine Professionnelle et Préventive : Le service de Médecine Professionnelle et Préventive accompagne les collectivités territoriales dans le suivi de la santé au travail des agents. Il organise et coordonne les visites médicales, propose des actions préventives en santé au travail et favorise l'amélioration des conditions de travail dans un souci de préservation de la santé des agents territoriaux.
Service des Instances Médicales : Le service des Instances Médicales joue un rôle essentiel dans l'accompagnement des collectivités pour les questions de protection sociale des agents territoriaux. Il gère les dossiers relatifs aux congés pour raison de santé, à l'aptitude médicale et aux accidents de travail. Ce service apporte une expertise juridique et administrative pour assurer l'application des règles statutaires.

Vos missions principales :
Sous la responsabilité de la Responsable opérationnelle des Secrétariats Médicaux, qui supervise les deux services concernés, vous interviendrez dans les domaines suivants :
1. Secrétaire médicale vous serez chargé(e) de :
- Accueillir les agents convoqués pour une visite médicale ou un entretien infirmier.
- Gérer les appels téléphoniques liés à l'organisation des visites : programmation, modification de rendez-vous, relances, annulations, renseignements pour adhésion.
- Établir les plannings mensuels des médecins de prévention et infirmiers en santé au travail.
- Envoyer les convocations des agents aux visites médicales ou entretiens infirmiers aux collectivités.
- Saisir et traiter les données informatiques liées aux visites et être force de proposition pour l'amélioration des outils logiciels.
- Gérer les courriers, courriels et factures associées à l'activité des visites médicales.

2. Gestionnaire des instances médicales vous aurez pour mission de :
- Apporter un appui aux collectivités sur les questions liées aux règles statutaires de la protection sociale.
- Vérifier la recevabilité et organiser l'instruction des dossiers médicaux.
- Fournir des informations aux collectivités, agents et médecins tout au long de la procédure.
- Planifier les séances, convoquer les membres des instances et transmettre les avis.
- Assurer une veille juridique en lien avec les autres services du Centre de Gestion des Vosges.

Profil recherché :
- Une formation en gestion administrative, idéalement complétée par une expérience dans un environnement lié au domaine médical ou administratif.
- Aptitude à appréhender les aspects juridiques et statutaires des dossiers.
- Bonne maîtrise des outils bureautiques et capacité à s'adapter rapidement à de nouveaux logiciels.
- Qualités relationnelles, réactivité, discrétion et sens de l'organisation

Ce que vous apporte le CDG : formation, RTT, mutuelle, action sociale, possibilité de télétravail etc.