Agent administratif / Agente administrative

Au sein de la direction des achats et du pilotage de la dépense (DAPID), le service marchés transversaux et recherche se compose de 4 agents : deux acheteurs, une responsable adjointe et une responsable et conclut les marchés de fournitures et services > 40 000€ HT destinés à répondre aux besoins de l'établissement dans le respect des règles de la commande publique et de la politique achat définie.

Missions :
Appuyer le service marchés transversaux et recherche dans la gestion administrative liée à l'activité du service et participer à la mise œuvre de certaines procédures marchés publics.

Activités principales ou descriptif du poste :

Appuyer le service marchés transversaux et recherche dans la gestion administrative liée à l'activité du service :
- Gestion des dossiers papier/informatique au sein du service (de la création au classement)
- Gestion de la communication interne et externe du service, notamment : diffusion de messages sur les listes de diffusion (uppa-admin, GFC-utilisateurs, infos-ter, etc.), mise à disposition des documents électroniques (référents techniques, Agence comptable, service Administration et Pilotage de la Dépense (APD), etc.) ; gestion des circuits de signature (parapheurs papier et électronique) ; organisation de réunions et commissions, demandes de mise à jour de l'intranet, saisie des délibérations sur l'applicatif dédié, etc.
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur.
- Appui à la rédaction des documents : demande de complément, courrier de rejet, notification, avenant, rapport de présentation, circulaire et fiche d'identité marché, etc.).
- Gestion des actions sur la plateforme des achats de l'Etat (PLACE) : création des consultations, saisie des avis d'appel à concurrence et des avis d'attribution, activation de la publicité, téléchargement des plis, envoi des courriers et enregistrement des AR associés, saisie des données essentielles, etc.
- Renseignement des tableaux de bord.

Participer à la passation et à l'exécution des marchés publics transversaux et de recherche :
- Prise en charge, et instruction des besoins portant sur des marchés identifiés notamment marchés subséquents audiovisuels, marchés de maintenance, groupements de commandes liés aux bases de données, etc. ;
- Publier, mettre en ligne et suivre les procédures ;
- Analyser les candidatures et les offres en lien avec les prescripteurs ;
- Exercer un contrôle des différents actes ;
- Suivre l'exécution des marchés identifiés ;
- Apporter un appui au service pour la passation et l'exécution des marchés publics.

- Connaissances :
- Droit de la commande publique ;
- Techniques de rédaction ;
- Comptabilité publique appliquée aux marchés ;
- Applications informatiques métiers ;
- Règles de déontologie du domaine d'activité ;
- Dématérialisation.
- Savoir-faire :
- Analyser et rechercher une information, un document, une réglementation ;
- Conseiller une personne, un groupe ;
- Mettre en œuvre une règle, une norme, une procédure, un protocole ;
- Travailler en équipe et en réseau ;
- Prendre en compte un contexte, une contrainte, une complexité ;
- Rédiger un acte juridique ;
- Savoir respecter les délais.
- Savoir-être :
- Organisé et méthodique ;
- Avoir l'esprit d'équipe et collaboratif ;
- Communiquer et rendre compte ;
- Faire preuve d'adaptation, d'autonomie et de pédagogie.

Poste proposé aux titulaires et contractuels