Adjoint(e) au directeur(trice) administrat. et financ.

Missions Placé(e) sous la responsabilité du directeur d'Unité de Gestion, le/la Directeur/trice Adjoint(e) veilleur de nuit participe à la gestion administrative, humaine, matérielle et financière de l'unité d'affectation.
Activités principales GARANTIR LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
Est le relais entre la DRH et les personnels de l'unité de Gestion, tout statut confondu
Constitue les demandes de contrat
Suit et envoie les éléments variables (CP, maladie, formation, avenants.)
Fait les déclarations d'accident de travail/Trajet
Construit le planning d'Accueil, tient à jour le tableau des congés
Suit la formation des agents en lien avec le service Formation (S'assure de la remise des livrets d'accueils, sécurité incendie)
Assure la gestion des agents de service
Organise l'activité (zone et charge de travail, nettoyage des logements, planning, remplacement/mutualisation, contrôle qualité)
Implique les agents dans la réduction des délais de remise en location des logements
Gère les stocks de droguerie, matériels et EPI et le réassort des agents
Etablit les devis, suit les livraisons
Assure le suivi des vêtements de travail (y compris AIM, veilleurs) :
GARANTIR LA GESTION DES RESSOURCES FINANCIERES
Edite les bons de commandes (validation DG/DUG - 800€), en veillant à l'optimisation des ressources
Transmet les BC aux fournisseurs, relance les fournisseurs
Réceptionne les BL et constate les Services Faits hors Technique (le DUG certifie les SF)
Saisit les bases de données dédiées à la gestion (tableau de suivi de la facturation.)
S'assure de la fluidité de la chaine de la facturation de l'UG
GARANTIR LA GESTION DES RESSOURCES MATERIELLES :
Maitrise les marchés et veille à leurs actualisations.
Est le référent administratif des prestataires, y compris technique
Recherche les produits spécifiques/Services (hors technique) et produit les devis
Suit les dossiers d'assurance, de contentieux, et assure la gestion des véhicules de service,
Rédige des fiches de procédures ;

PARTICIPER A LA GESTION LOCATIVE :
Connait la procédure de demande de logement (primo, renouvellement) et son calendrier
Maitrise les logiciels du SI Hébergement (Ebail, H3, Héberg, ClicRdv)
Signe des dossiers locatifs
Activités complémentaires MISSION TRANSVERSALE :
Supplée le DUG en son absence ou en cas d'empêchement


Compétences requises Savoirs
- Connaissance des missions du CROUS,
- Connaissance de la configuration des lieux, des règlements, des réseaux matériels de sécurité et des moyens de communication,
- Connaissance des moyens de lutte contre l'incendie,
- Connaissance des règles en vigueur d'hygiène, de santé et de sécurité au travail,
- Connaissance des types de réponses adaptées aux différentes situations rencontrées,
- Connaissance du milieu étudiant.

Savoir-faire
- Maîtrise de l'expression écrite et orale,
- Maîtrise des outils informatiques (Internet, Intranet, courriel, Word, Excel),
- Organiser une bonne circulation de l'information auprès des interlocuteurs.

Savoir-être
- Capacités organisationnelles (priorisation, anticipation, rigueur, méthode),
- Qualités relationnelles et aisance à l'oral, capacités d'écoute, d'accueil, d'information, de communication, d'être une personne-ressources pour les agents-usagers,
- Discrétion professionnelle, sens de la confidentialité, sens du service public,
- Sens du travail en équipe et en autonomie, sens de l'initiative et force de proposition,
- Savoir rendre-compte auprès des responsables,
- Savoir gérer l'urgence et alerter,
- Savoir gérer les conflits et s'adapter aux personnalités,
- Curiosité professionnelle et polyvalence.
Conditions d'exercice de l'activité Plan de formation possible
- Utilisation des logiciels et outils internes,
- Informatique,
- Ecoute, connaissance et sensibilisation du milieu étudiant