Adjoint(e) au directeur(trice) administrat. et financ.

Le poste est positionné à Calais au sein de la Direction de l'Administration Générale qui assure les missions de gestion des activités administratives et financières, de la communication et de l'accompagnement de la vie associative étudiante de l'Ecole.
Le poste proposé est ouvert pour 1 année.
Mission principale :
L'agent assure, sous l'autorité du directeur de l'Administration Générale, la gestion administrative et financière de la structure.
L'agent assure le secrétariat de l'Administration Générale et le secrétariat du directeur de l'école et du directeur adjoint.
Détail des missions et activités :
Budget
Exécute le budget en dépenses (engagements, service fait, suivi des liquidations.)
Gère les frais de déplacement (AUVP, ordres de mission, demandes d'avance, remboursement.)
Assure la gestion immobilière des matériels.
-Ressources Humaines
Participe à la mise en œuvre des procédures liées à la gestion des ressources humaines
Assure l'interface administrative entre la DRH de l'ULCO et les personnels enseignants, les enseignants vacataires et les BIATSS (signature, transmission des actes, contrats de travail.).
-Secrétariat du Directeur de l'école et du Directeur adjoint
Assure les activités administratives liées au secrétariat de la Direction (réunions du Directeur, organisation du séjour des partenaires étrangers invités.)
Prend en charge les parapheurs des différents services de l'école qui sont mis à la signature du Directeur, s'occupe de leur signature par le Directeur et de leur retour dans les services.
Assure les activités liées au fonctionnement de l'Equipe de Direction (invitations, logistique des réunions.)
Participe aux activités liées au fonctionnement du Conseil d'Ecole (invitations, logistique des réunions.)
Classement et archivage des documents de la Direction et du Conseil d'école
-Secrétariat de l'Administration Générale
Assure la transmission des documents entre les services de l'école, à l'ULCO et ses composantes (navette départ et arrivée notamment)
Gère le courrier postal à l'arrivée et les relations avec La Poste
Assure le secrétariat du directeur de l'Administration Générale
Assure l'archivage des documents
-Les relations du poste
Assure les relations avec les services de l'école et les fournisseurs
Assure les relations avec les services de l'ULCO (Services Centraux-financiers, DRH.)
Collabore à l'animation de la Vie Etudiante, aux Salons et Forums et à la Journée Portes Ouvertes.

Champ d'autonomie et de responsabilité : Faire preuve de confidentialité et de disponibilité

Compétences*
Connaissance : (à acquérir)
- Maîtriser l'environnement bureautique et informatique et les outils appliqués à la gestion (système d'information financier SIFAC = SAP)
- Maîtriser l'application d'un ensemble de règles et de procédures dans les différents domaines de l'administration et de la gestion
- Connaître l'organisation, le fonctionnement, la législation des établissements d'enseignement supérieur
Savoir faire :
- Savoir élaborer des choix et planifier des actions
- Mettre en place des modalités de contrôle et de résultats
- Maîtriser les techniques de communication écrite et orale
- Construire et développer une argumentation dans différents domaines
- Travailler transversalement
- Savoir organiser et gérer un système de classement
Savoir être :
- Détenir un grand sens relationnel
- Détenir le sens du service public
- Faire preuve d'initiative
- Etre intègre, discret et respecter la confidentialité
- Détenir un bon sens relationnel
- Savoir rendre compte régulièrement de l'avancement des actions ou des missions confiées