Adjoint administratif / Adjointe administrative (guichet)

Référence UCA : 2025001C

MISSIONS ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :
L'Université Clermont Auvergne (UCA) se distingue par sa communauté dynamique de plus de 36 000 étudiants, 2 000 enseignants et chercheurs, ainsi que 1 500 personnels techniques et administratifs. L'UCA est une université territoriale qui jouit d'une réputation tant nationale qu'internationale entretenant de forts liens avec son environnement socio-économique et culturel, sa gamme étendue de disciplines de recherche et d'enseignement. En 2022, l'UCA a intégré le « top 17 » des universités françaises titulaires d'un label d'excellence, avec pour thème identitaire fédérateur : concevoir des modèles de vie et de production durables. Découvrez l'Université

Au sein de l'Ecole de Droit, sous l'autorité de la Responsable Scolarité, l'adjoint(e) en gestion administrative aura en charge la gestion de la scolarité d'une partie des formations de l'Ecole de Droit. Il/Elle exécutera des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine de la scolarité administrative et/ou pédagogique, recueillera, traitera et facilitera la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la scolarité.

ACTIVITES ESSENTIELLES :
- Inscrire les étudiants de façon administrative et pédagogique sous APOGEE
- Gérer la venue des intervenants extérieurs
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des étudiants et gérer la messagerie
- Gérer l'organisation matérielle des examens
- Préparer les délibérations (saisie des notes sous APOGEE)
- Editer et mettre à disposition des étudiants les documents liés à leur scolarité (relevés de notes, attestations de réussite, diplômes)
- Participer au processus de recrutement des étudiants : réceptionner, contrôler et suivre les dossiers de candidature,
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, attestations administratives) les reproduire et les diffuser
- Retranscrire des informations orales à l'écrit
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Appliquer et respecter la règlementation imposée dans son domaine d'activité
- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
- Classer et archiver des documents


COMPETENCES REQUISES :
Connaissances :
- Environnement et réseaux professionnels
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Culture internet
- Techniques de communication

Compétences opérationnelles :
- Accueillir et prendre des messages
- Savoir traiter et classer les informations
- Envoyer, recevoir, répondre aux courriers électroniques
- Accueillir les populations concernées
- Gérer la communication et assurer le lien avec les personnels enseignants et les intervenants extérieurs
- Enregistrer et classer les documents
- Rédiger des rapports ou des documents
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Utiliser les outils bureautiques

Compétences comportementales :
- Sens de l'organisation
- Sens de la priorisation
- Réactivité
- Sens relationnel

SPECIFICITES / CONTRAINTES DU POSTE :
- Rémunération : Base INM 366 soit 1 801.74€ brut mensuels
- Contrat de travail : 35h00 hebdomadaires
- Participation aux frais de transports en commun
- Aménagement du temps de travail : https://www.uca.fr/universite/travailler-a-luca/services-aux-personnels
- Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois
- Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents (https://class.uca.fr/)
- Possibilité d'accès, sous condition, à un emplacement parking à proximité
- Forfait mobilité durable pour l'utilisation d'un cycle sur les trajets domicile-travail

Pour l'UCA, l'inclusion et la diversité sont des valeurs importantes. C'est pourquoi nous sommes notamment handi-accueillants.