informations générales
Charité-sur-Loire
Mission générale (principale) :
Le titulaire du poste a pour mission d'organiser pour le cadre socio-éducatif, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.
Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions).
Activités principales :
- Accueil physique des familles, des enfants et des partenaires : Vous assurez un accueil chaleureux et professionnel des familles, des enfants et des partenaires au sein du SESSAD.
- Gestion du standard téléphonique et mail : Vous répondez aux appels téléphoniques, gérez les messages et emails et orientez les correspondances vers les interlocuteurs concernés.
- Circulation des informations : Vous notez et transmettez les informations, appels téléphoniques, messages et mails reçus.
- Saisie, relecture et mise en forme de documents, rapports, courriers
- Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports
- Préparation, suivi et archivage de dossiers
- Gestion des fournitures du service et matériels de bureau
Activités administratives et Gestion des Dossiers
- Traitement, rédaction et diffusion : vous réalisez diverses activités administratives : rédaction, traitement et diffusion de documents, courriers/courriels
- Mise à jour des dossiers administratifs : Vous assurez la tenue à jour des dossiers administratifs numériques (dossier unique) des enfants accompagnés par le SESSAD.
- Classement et archivage : Vous classez et archivez les dossiers administratifs en respectant les procédures internes.
- Préparation des dossiers pour la MDPH : Vous préparez les dossiers nécessaires pour la prise en charge, le renouvellement, ou la fin des prises en charge des enfants.
Gestion des Plannings
- Élaboration des plannings : Vous participez à l'élaboration des plannings des prises en charge des enfants, des plannings des professionnels et des transports.
- Gestion des plannings : Vous gérez le planning des enfants et des professionnels en cas d'imprévus ou d'absences : annulation des suivis, information aux partenaires etc.
Suivi des Activités et Rapports
- Rédaction des comptes rendus : Vous rédigez les comptes rendus des réunions hebdomadaires.
- Préparation des rapports d'activité : Vous rassemblez et organisez les éléments nécessaires aux rapports d'activité et aux indicateurs de performance.
Gestion Comptable et Facturation
- Facturation : Vous gérez la facturation des séances à la CPAM.
- Vérification des factures fournisseurs : Vous contrôlez les factures des fournisseurs, préparez les chèques/Bons administratifs, et rédigez les courriers associés.
Savoirs (connaissances) : en lien avec la fiche métier citée ci-dessus
- Accueil physique et téléphonique
- Bureautique
- Classement et archivage
- Communication / Relation interpersonnelles
- Organisation et fonctionnement interne du dispositif
- Secrétariat
- Maitrise des outils bureautique (Word, Excel)
Savoir-faire (en lien avec les activités décrites au point 3-2) :
- Hiérarchiser les activités à réaliser (organisation des priorités)
- Capacité rédactionnelles solides
- Travailler en équipe
- Savoir rendre compte de son activité
Savoir être (qualités professionnelles) :
- Respect du secret professionnel : discrétion, tact
- Savoir communiquer : écoute, empathie, maîtrise de soi et de ses émotions
- Être autonome
- Être rigoureux
- Savoir s'adapter à la charge de travail
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireLe titulaire du poste a pour mission d'organiser pour le cadre socio-éducatif, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.
Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions).
Activités principales :
- Accueil physique des familles, des enfants et des partenaires : Vous assurez un accueil chaleureux et professionnel des familles, des enfants et des partenaires au sein du SESSAD.
- Gestion du standard téléphonique et mail : Vous répondez aux appels téléphoniques, gérez les messages et emails et orientez les correspondances vers les interlocuteurs concernés.
- Circulation des informations : Vous notez et transmettez les informations, appels téléphoniques, messages et mails reçus.
- Saisie, relecture et mise en forme de documents, rapports, courriers
- Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports
- Préparation, suivi et archivage de dossiers
- Gestion des fournitures du service et matériels de bureau
Activités administratives et Gestion des Dossiers
- Traitement, rédaction et diffusion : vous réalisez diverses activités administratives : rédaction, traitement et diffusion de documents, courriers/courriels
- Mise à jour des dossiers administratifs : Vous assurez la tenue à jour des dossiers administratifs numériques (dossier unique) des enfants accompagnés par le SESSAD.
- Classement et archivage : Vous classez et archivez les dossiers administratifs en respectant les procédures internes.
- Préparation des dossiers pour la MDPH : Vous préparez les dossiers nécessaires pour la prise en charge, le renouvellement, ou la fin des prises en charge des enfants.
Gestion des Plannings
- Élaboration des plannings : Vous participez à l'élaboration des plannings des prises en charge des enfants, des plannings des professionnels et des transports.
- Gestion des plannings : Vous gérez le planning des enfants et des professionnels en cas d'imprévus ou d'absences : annulation des suivis, information aux partenaires etc.
Suivi des Activités et Rapports
- Rédaction des comptes rendus : Vous rédigez les comptes rendus des réunions hebdomadaires.
- Préparation des rapports d'activité : Vous rassemblez et organisez les éléments nécessaires aux rapports d'activité et aux indicateurs de performance.
Gestion Comptable et Facturation
- Facturation : Vous gérez la facturation des séances à la CPAM.
- Vérification des factures fournisseurs : Vous contrôlez les factures des fournisseurs, préparez les chèques/Bons administratifs, et rédigez les courriers associés.
Savoirs (connaissances) : en lien avec la fiche métier citée ci-dessus
- Accueil physique et téléphonique
- Bureautique
- Classement et archivage
- Communication / Relation interpersonnelles
- Organisation et fonctionnement interne du dispositif
- Secrétariat
- Maitrise des outils bureautique (Word, Excel)
Savoir-faire (en lien avec les activités décrites au point 3-2) :
- Hiérarchiser les activités à réaliser (organisation des priorités)
- Capacité rédactionnelles solides
- Travailler en équipe
- Savoir rendre compte de son activité
Savoir être (qualités professionnelles) :
- Respect du secret professionnel : discrétion, tact
- Savoir communiquer : écoute, empathie, maîtrise de soi et de ses émotions
- Être autonome
- Être rigoureux
- Savoir s'adapter à la charge de travail
