Adjoint administratif / Adjointe administrative (guichet)

Missions générales
Participer à la gestion administrative des marchés locaux, des conventions d'occupation domaniale et les concessions, assister le responsable de la cellule des marchés du GHU dans la mise en œuvre des procédures d'achat dans le respect de la réglementation en vigueur et conformément à la politique d'achat du GHU
Missions spécifiques
Gestion de la consultation, gestion de l'interface avec les candidats pour les aspects administratifs, gestion de l'interface avec les utilisateurs internes et externes (entités acheteuses, instances et contrôle interne)
- Enregistrement de la demande de passation d'un marché local et attribution d'un numéro de consultation et de marché dans le tableau de bord de la cellule
- Création de la consultation dans le répertoire partagé ;
- Transmission des courriers aux entreprises (plateforme de dématérialisation ou lettre recommandée avec accusé de réception) ;
- Transmission / diffusion des informations et des dossiers aux entités acheteuses et aux services du Siège (instances et contrôle interne : CF, SFACT, DEFIP, CCP.)
- Suivi du rétroplanning de la consultation
- Planification des CLAO en lien avec le responsable de la CMP, le secrétariat de la Présidente de la CLAO et les représentants des entités acheteuses
- Elaboration, en lien avec le responsable de la CMP, de l'ordre du jour prévisionnel et définitif des CLAO ; transmission de l'ordre du jour aux participants
- Secrétariat de la CLAO : rédaction des procès-verbaux (ouverture des plis, jugement, avenant/modification de marché) en lien avec les rédacteurs de la CMP
- Demande d'inscription des dossiers, le cas échéant, à l'ordre du jour de la Commission Consultative des Marchés (CCP) en lien avec les rédacteurs et le secrétariat de la DPDA
- Gestion des questions du rapporteur de la CCP, de la DEFIP et du CF en lien avec les rédacteurs et les entités acheteuses.
- Contrôle l'application des règles, procédures, normes et standards dans son domaine d'activité
Gestion de l'attribution des marchés
- Tenue et mise à jour du tableau de bord d'enregistrement des contrats publics (marchés, concessions.) ainsi que des différents actes juridiques de la vie de ces contrats (DC4, avenants, décisions de poursuivre, exemplaires unique, mises au point.)
- Rédaction et transmission des courriers d'attribution, des courriers de notification, des courriers de rejets en lien avec les rédacteurs et les responsables de la cellule des marchés
- Finalisation de l'acte d'engagement de l'attributaire du projet de marché en lien avec les responsables CMP
- Traitement et gestion des mises au point des marchés (OUV11) en lien avec les rédacteurs
- Traitement et suivi de la notification des actes et courriers sur la plateforme de dématérialisation PLACE
- Suivi des tableaux de bord pour gérer les fins de marchés récurrents afin d'anticiper leur renouvellement
- Traitement et gestion des déclarations de sous-traitance (DC4) en lien avec les rédacteurs, juristes marchés et les services acheteurs (réceptionne, informe l'entité acheteuse, contrôle la qualité et la conformité des pièces, notifie et transmet au titulaire du marché, à l'entité acheteuse et au SFACT)
- Traitement et gestion des exemplaires uniques et des mains levées bancaires
- Traitement des dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage
- Constitution du classeur du marché avec les pièces originales
- Numérisation des pièces du dossier et enregistrement dans le répertoire partagé
- Saisie des marchés et de leurs avenants dans l'outil SAP
- Constitution des dossiers pour la CCP, la DEFIP et le CF en lien avec les rédacteurs et les responsables de la cellule des marchés
- Traitement et gestion de la conservation des archives
Accueil
- Accueil des personnes se présentant à la cellule des marchés (membres des CLAO, entités acheteuses, fournisseurs, coursiers.)
Gestion du courrier, des télécopies et messages électroniques